Данное Положение о Финансовом отделе раскрывает основные функции и задачи финансового отдела, а также права и обязанности финансового отдела.

ПОЛОЖЕНИЕ О ФИНАНСОВОМ ОТДЕЛЕ

(О ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОМ ОТДЕЛЕ)

1. Общие положения

Рекомендуем посетить финансовые семинары

для экономистов и финансистов.

Расписание на этот квартал >>>

1.1. Настоящее Положение о Финансовом отделе (далее - Отдел) Финансового департамента (далее - Департамент), является внутренним документом Компании, определяющим правовой статус, задачи и функции, структуру и порядок формирования, права и ответственность Финансового отдела.

1.2. Финансовый отдел является структурным подразделением Департамента и подчиняется Руководителю Финансового отдела, а также Финансовому директору Компании в соответствии с организационной структурой Компании и приказом Генерального директора Компании о распределении полномочий и обязанностей.

1.3. Финансовый отдел в своей деятельности руководствуется законодательством РФ, Уставом Компании, решениями Совета директоров Компании, внутренними документами Компании, указаниями Руководителя Финансового отдела, Финансового директора и настоящим Положением.

1.4. Финансовый отдел осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями Компании в порядке, определяемом внутренними документами Компании.

2. Основные задачи Финансового отдела

2.1.Реализация финансовой стратегии и финансовой политики Компании;

2.2.Организация финансовой деятельности Компании с целью эффективного использования финансовых ресурсов;

2.3. Разработка прогнозов экономического развития Компании и участие в формировании ключевых показателей деятельности.

2.4. Участие в разработке бизнес-планов, составление перспективных и текущих финансовых планов и бюджетов Компании и оперативный контроль их выполнения;

2.5. Предоставление необходимой финансовой оперативной, регулярной и аналитической информации внутренним и внешним пользователям;

2.6. Комплексный экономический и финансовый анализ деятельности Компании, разработка мероприятий по повышению эффективности управления финансами, снижению финансовых рисков и увеличению прибыльности Компании;

2.7. Контроль над соблюдением финансовой дисциплины, своевременным и полным выполнением договорных обязательств, расходами и поступлением доходов;

2.8. Взаимодействие с контрагентами и финансовыми организациями в рамках компетенции.

3. Основные функции Финансового отдела

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет цели, основные функции, права и ответственность в финансово-экономическом отделе (далее по тексту "Отдел").

1.2. Отдел является структурным подразделением управления финансово-экономического планирования ОАО "Нижнекамскшина" (далее по тексту "Общество") и подчиняется по всем направлениям своей деятельности начальнику управления финансово-экономического планирования.

1.3. Руководство Отделом осуществляет начальник Отдела, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом исполнительного директора - генерального директора Общества по представлению начальника управления финансово-экономического планирования, согласованному с заместителем генерального директора по экономике и финансам.

1.4. На должность начальника Отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области экономического планирования не менее 5 лет.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется:

настоящим Положением;

действующим законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан (далее по тексту "РФ и РТ");

решениями собрания акционеров Общества и Совета директоров Общества, Уставом Общества;

нормативными актами Министерств финансов РФ и РТ;

приказами, распоряжениями и указаниями исполнительного директора - генерального директора Общества;

локальными нормативными документами Общества;

методическими, нормативными и другими материалами по экономическому планированию, анализу хозяйственной деятельности Общества, перспективному развитию Общества и управлению производством;

"Методикой по планированию себестоимости работ по переработке давальческого сырья и изготовлению готовой продукции";

коллективным договором;

Политикой информационной безопасности ОАО "Татнефть";

Правилами внутреннего трудового распорядка;

Законом РФ и РТ об охране труда, правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и промышленной санитарии, принятыми в Обществе;

Политикой, Целями в области качества и "Экологической политикой" Общества, принятыми исполнительным директором - генеральным директором Общества;

Целями в области качества Отдела;

документированными процедурами системы менеджмента качества (далее по тексту "СМК") и экологического менеджмента (далее СЭМ);

Руководством по экологическому менеджменту;

основами природоохранного законодательства;

действующими Положениями о премировании работников Общества;

Положением об оплате и нормировании труда;

утверждённой учётной политикой Общества;

Положением о системе управления охраной труда в Обществе (АОНШ-1);

Кодексом корпоративной культуры;

Стандартом корпоративных отношений УК ООО "Татнефть-Нефтехим" и подконтрольных ему предприятий в области финансов (далее стандарт корпоративных отношений в области финансов).

2.1. Обеспечение эффективного планирования деятельности всех структурных подразделений и Общества в целом на основе оптимального использования ресурсов с целью получения прибыли.

2.2. Организация работы по планированию, бюджетированию, оперативному учету и анализу основных технико-экономических и финансовых показателей деятельности Общества текущего и перспективного периодов.

2.3. Осуществление и систематическое совершенствование работы по экономическому планированию, бюджетированию, прогнозированию будущих объемов производства, планированию затрат, необходимых для осуществления прибыльной деятельности предприятия. Укрепление финансовой дисциплины и стимулирование более эффективной работы структурных подразделений в интересах предприятия в целом.

2.4. Выявление и использование резервов производства, перспектив развития Общества и последствий текущих управленческих решений.

2.5. Обеспечение эффективного управления Обществом в области финансов.

2.6. Разработка финансовой стратегии Общества для обеспечения финансовой устойчивости.

2.7. Формирование финансовой структуры Общества.

2.8. Оптимизация финансовых потоков Общества по всем видам деятельности. Обеспечение эффективного управления в области формирования и исполнения бюджета движения платежных средств Общества в целях рационального использования всех видов ресурсов в процессе производства продукции и реализации услуг.

2.9. Определение источников финансирования производственно-хозяйственной деятельности Общества.

2.10. Организация взаимоотношений с бюджетами всех уровней и внебюджетными фондами, обеспечение своевременности налоговых платежей.

2.11. Контроль соблюдения нормативов оборотных средств и кредиторской задолженности.

2.12. Контроль соблюдения исполнительской финансовой дисциплины в Обществе.

3. Структура

3.1. Структуру и штаты Отдела утверждает директор УК ООО "Татнефть-Нефтехим" по согласованию с исполнительным директором - генеральным директором Общества с учётом объёмов выполняемой работы и особенностей производства.

3.2. В состав Отдела входят: бюро планирования себестоимости, бюро финансового планирования, бюро планирования товарной продукции.

3.3. Распределение обязанностей между работниками Отдела осуществляет начальник Отдела в соответствии с должностными инструкциями и настоящим Положением.

4. Функции

4.1. Осуществление работы по экономическому планированию в Обществе, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей экономической эффективности.

4.2. Организация работы по разработке и составлению прогнозов социально-экономического развития Общества по всем видам деятельности на основе экономного и эффективного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

4.3. Организация разработки годовых, квартальных, месячных планов производства продукции и услуг для основных и вспомогательных цехов, осуществление контроля за ходом выполнения доведённых планов.

4.4. Обеспечение своевременного формирования и доведения годовых, квартальных заданий по основным показателям производственной и экономической деятельности по структурным подразделениям Общества.

4.5. Разработка и доведение до структурных подразделений Общества экономически обоснованных лимитов расходования затрат, нормативов и основных показателей, осуществление оперативного контроля за исполнением лимитов по статьям затрат.

4.6. Организация контроля выполнения установленных заданий по производственной деятельности и экономическим показателям по заводам, цехам и производствам Общества совместно с центральной бухгалтерией, производственным и другими отделами, подготовка предложений по принятию необходимых мер, обеспечивающих их выполнение.

4.7. Систематический контроль соблюдения подразделениями Общества плановой дисциплины, хода выполнения плановых заданий, обеспечение организации статистического учета производственных и технико-экономических показателей работы Общества, подготовка периодической отчетности в срок и по формам, установленным Госкомстатом России.

4.8. Разработка совместно с цехами и службами смет цеховых, общепроизводственных, общезаводских и общехозяйственных расходов в разрезе статей затрат и доведение до каждого подразделения, систематический контроль соблюдения (совместно с бухгалтерией) выполнения смет.

4.9. Разработка основных показателей планов по себестоимости готовой продукции:

себестоимости готовой продукции на единицу всех производимых в Обществе видов продукции. В качестве калькуляционной единицы принята себестоимость готовой продукции на 1000 штук изделий;

сводной сметы затрат (по элементам) на производство готовой продукции;

плановой себестоимости на производство готовой продукции по всему ассортименту продукции.

4.10. Определение и осуществление систематического контроля конечного финансового результата (прибыли или убытка).

4.11. Планирование и оперативный анализ коммерческих расходов, прочих доходов и расходов, расходов из прибыли Общества.

4.12. Осуществление контроля за правильностью производимых соответствующими службами и цехами Общества расчетов экономической эффективности внедрения новой техники, рацпредложений.

4.13. Расчет и оценка налоговых платежей согласно нормативных документов РФ,РТ.

4.14. Осуществление подготовки планово-бюджетной документации в соответствии с Регламентом взаимоотношений предприятий нефтехимического комплекса.

4.15 Разработка проекта бюджета доходов и расходов по центру контроля ответственности, осуществление разработки бюджетов для заводов, и контроль исполнения бюджета, выполнение анализа исполнения бюджета доходов и расходов.

4.16. Подготовка материалов на премирование работников Общества в соответствии с действующим в Обществе Положениями о премировании.

4.17. Участие в подготовке и представлении необходимых материалов, касающихся деятельности Отдела, к заседаниям Совета директоров Общества, к собранию акционеров, к колдоговорным конференциям, по запросам органов государственной власти.

4.18. Участие в разработке предложений по перспективному экономическому развитию Общества.

4.19. Осуществление планирования и анализа выручки от реализации и себестоимости по предоставлению услуг сторонним организациям.

4.20. Осуществление оценки и анализа финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений Общества, подготовка информации и принятие участия в балансовых комиссиях по подведению итогов хозяйственной деятельности подразделений Общества и предприятия в целом. Участие в заводских совещаниях по подведению итогов деятельности заводов, подготовка информации для руководства заводов, внесение предложений, направленных на улучшение деятельности заводов и цехов, с целью достижения установленных технико-экономических показателей.

4.21. Участие в разработке мероприятий по улучшению использования производственных мощностей, основных и оборотных фондов для повышения эффективности производства.

4.22. Разработка положений, методик и других нормативных документов по экономическим вопросам, участие в разработках, курируемых другими отделами.

4.23. Обеспечение подготовки текущих расчетов согласно оперативных заданий начальника УФЭП, руководства Общества.

4.24. Подготовка методических и обзорных документов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, а также представление разъяснений по решениям, разрабатываемым в Отделе.

4.25. Предоставление в пределах компетенции, запрашиваемой отделами, службами, специалистами, руководителями Общества сведений и необходимой информации.

4.26. Подготовка предложений и утверждение финансовой структуры Общества.

4.27. Своевременное планирование бюджетов движения платежных средств Общества на планируемый период (год, квартал, месяц), контроль и анализ их исполнения.

4.28. Подготовка отчетов за период (месяц, квартал, год) по исполнению бюджетов движения платежных средств.

4.29. Координация деятельности служб, структурных подразделений Общества в области формирования бюджетов и контроля их исполнения.

4.30. Расчет планируемых платежей в бюджеты всех уровней и внебюджетные фонды, организация взаимоотношений с бюджетами всех уровней и внебюджетными фондами;

4.31. Формирование платежного календаря и контроль его исполнения;

4.32. Оперативный учет поступлений платежных средств и их ежедневное распределение;

4.33. Совершенствование системы планирования и исполнения бюджета платежных средств Общества.

4.34. Методологическое руководство и участие в разработке нормативов оборотных средств и мероприятий по ускорению их оборачиваемости.

4.35. Формирование расчета сводного норматива оборотных средств и осуществление контроля исполнения.

4.36. Контроль соблюдения нормативов оборотных средств и состояния неиспользуемых товароматериальных ценностей по службам.

4.37. Обеспечение нормирования и контроля состояния кредиторской и дебиторской задолженности.

4.38. Осуществление визирования заключаемых договоров.

4.39. Осуществление участия во внедрении и сопровождении автоматизированной системы планирования и учета.

4.40. Участие в постановке и внедрении программного продукта "ИТРП: Процессное производство", а также Системы управления договорами и Системы управления платежными средствами на базе программного продукта "Инталев: корпоративный менеджмент".

4.41. Обеспечение исполнения постановлений, указов и иных руководящих документов органов государственной власти и управления в области финансов и кредита.

4.42. Обеспечение совершенствования методики и техники финансовой работы, использование новых финансовых инструментов и схем; автоматизация процессов учета и подготовки отчетности.

4.43. Выполнение правил и инструкций по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности, промышленной санитарии.

4.44. Участие в работе по обеспечению функционирования СМК, СЭМ, в части, касающейся деятельности Отдела:

4.45. Обеспечение защиты сведений, составляющих коммерческую тайну.

4.46. Организация работ по вовлечению персонала в деятельность по реализации программы внедрения производственной программы "Бережливое производство".

Формирование финансового отдела на предприятии - ответственная задача. Функции финансового отдела постоянно расширяются и формируются исходя из задач, решать которые придется финансовому директору.

Функции финансовой службы

• Финансовый контроллинг - одна из основных функций финансового отдела, которая заключается в формировании планов и контроля за их исполнением. Исполнение данной функции связанно не только с учетом и анализом, но и контроля за исполнением бизнес-процессов предприятия
• Казначейство. Управление денежными средствами компании, формирование платёжного календаря, контроль за состоянием взаиморасчетов – все это функции казначейства и недооценить их важность невозможно.
• Организация и ведение бухгалтерского и налогового учета. Данная функция не требует особого разъяснения.

Единственно на чем хочется заострить внимание – это разграничение функций главного бухгалтера и финансового директора. Ответственность главного бухгалтера – ведение регламентированного и налогового учета в соответствии с требованиями законодательство, своевременное формирование бухгалтерской и налоговой отчетности, отражение фактов хозяйственной деятельности компании на регистрах бухгалтерского учета. Функции же финансового директора заключаются в планировании деятельности компании, его финансового результата, в том числе и в условиях постоянно изменяющегося законодательства. Функция налогового планирования – прямая ответственность финансового директора компании. Структура подчинения главного бухгалтера является темой отдельного разговора. С одной стороны главный бухгалтер входит в зону ответственности финансового директора и должен ему подчиняться, с другой, в соответствии с законом «о бухгалтерском учете», главный бухгалтер подчиняется непосредственно генеральному директору организации. Самый простой выход в данной ситуации – двойственное подчинение главного бухгалтера.

Следует понимать, что в конкретной компании функции финансовой службы могут не ограничивать задачи, стоящие перед финансовым директором в процессе организации финансового отдела.

Структура финансовой службы

После того, как определены функции финансового отдела, можно приступать к формированию его структуры.

Структуру финансового отдела можно представить на следующей схеме:

При этом подразделения «Договорной отдел» и «IT отдел» не входят в состав ФЭО, но стратегически подчинены финансовому директору.

Самое простое - выделить для реализации каждой функции отдельную службу.

Но никто не мешает дробить функцию на несколько служб или, наоборот, объединять несколько функций в одну службу.

Определив задачи и структуру финансовой службы, необходимо приступать к разработке внутренних регламентов.

Регламенты финансовой службы

Регламенты финансовой службы – это набор положений, правил, инструкций, регламентирующих бизнес-процессы, владельцем которых является финансовый директор, причем как базовые (бюджетирование, учет, привлечение финансирования, проведение платежей; регламентируются соответственно бюджетной, учетной, кредитной политикой, порядком проведения платежей, составления финансовой отчетности), так и непосредственно связанные с управлением персоналом финансовой службы предприятия. Последние часто называют HR-процессами.

В процессе разработки, согласования и утверждения документов, регламентирующих эти процессы, снимаются многие вопросы, связанные с количеством сотрудников финансовой службы, с требованиями к их квалификации, с фондом оплаты труда. При изменении требований к функциональным обязанностям сотрудников со стороны руководства компании регламентирующие документы, утвержденные ранее, позволят свести к минимуму потенциальные конфликты, изменить штатную численность и пересмотреть заработную плату.

Положение о финансовой службе предприятия

Совокупность задач финансового отдела, его регламенты и структура составляют основу для формирования итогового документа - Положение о финансовой службе предприятия.

Настоящее положение представляет собой внутренний регламентирующий документ, который имеет следующую структуру:

1. Организационно-функциональная структура финансовой службы. Обычно организационная структура представляет собой организационную диаграмму с выделением отделов и описанием их функций. Для целей HR-планирования полезно на диаграмме вывести информацию о количестве штатных единиц (существующих и планируемых).
2. Структурная и штатная численность финансовой службы. Как правило, данная информация формируется в виде таблицы с обязательным указанием названий отделов, должностей, количества действующих и вакантных штатных единиц.
3. Основные цели и задачи финансовой службы. В данном разделе регламента дается описание целей, сформулированных с учетом стратегии развития компании, и задач, которые необходимо решить для их достижения. Задачи определяются для каждого отдела.
4. Матрица функций. Это таблица, в которой по вертикали расположены функции финансовой службы, а по горизонтали – организационные звенья, то есть руководители и ключевые сотрудники отделов службы. На пересечении строк и граф делается отметка (кто за что отвечает). Матрица функций дает представление о возможной загрузке отделов и позволяет оптимально сгруппировать функции по подразделениям.
5. Порядок взаимодействия сотрудников финансовой службы. Обычно выделяют внутренний порядок взаимодействия – между отдельными сотрудниками и (или) структурными подразделениями компании и внешний – с отдельными лицами (например, особо крупными клиентами) или государственными (коммерческими) организациями. Порядок взаимодействия разрабатывается с учетом организационной структуры компании в целом, функций и задач других ее подразделений, сложившихся принципов и традиций.
6. Данный раздел подробно прописывает процедуру подачи апелляции или выражения несогласия по цепочке «генеральный директор – финансовый директор – руководитель отдела – рядовой сотрудник». Это касается любых вопросов и предложений (полученное задание, принимаемое решение, несоразмерная компенсация, поощрение или наказание), в том числе инновационных, которые могут возникнуть и у сотрудника, и у его непосредственного руководителя.
7. Система показателей, позволяющих оценить работу финансового директора и финансовой службы.
8. Заключительные положения.

Если руководителем финансовой службы является финансовый директор, то его деятельность регламентируется должностной инструкцией финансового директора, а если финансовый отдел, выделен в отдельное подразделение, то при разработке должностной инструкции начальника финансового отдела нужно применять общие правила формирования должностных инструкций.

Подробная должностная инструкция включает, как правило, следующие пункты:

1. Общие положения
2. Требования к квалификации. Формулируются требования к уровню образования специалиста данной позиции, а также описывается набор умений и навыков необходимых для выполнения должностных обязанностей.
3. Должностные обязанности. Чем подробнее будет заполнен этот раздел, тем меньше потом будет возникать вопросов у специалиста о необходимости выполнения тех или иных задач. Следовательно, этот раздел должен быть максимально полным изложением всех возможных задач, выполняемых специалистом.
4. Права специалиста.
5. Ответственность специалиста.

Стоит отметить, что эффективная деятельность финансового отдела невозможна без качественной информационной системы.

Положение о казначействе

Значимость работы отдела казначейства трудно переоценить. Именно от эффективности функционирования данного подразделения зависят своевременность и корректность платежей, исполнение бюджета движения денежных средств.

Формализация регламентов работы отдела – основа эффективного функционирования. Как следствие, необходимо разработать внутренние регламенты работы отдела.

Примерный состав регламентов отдела казначейства:

• Регламент формирования бюджетов;
• Регламент согласования платежей;
• Должностная инструкция руководителя отдела казначейства;
• Должностная инструкция специалиста отдела казначейства.

Все эти регламенты описываются или входят в виде приложений в документ «Положение о казначействе».

Настоящее положение – внутренний регламентирующий документ, который имеет следующую структуру:

1. Организационно-функциональная структура отдела казначейства. Обычно, организационная структура представляет собой организационную диаграмму с выделением должностей и описанием их функций. Для целей HR-планирования полезно на диаграмме вывести информацию о количестве штатных единиц (существующих и планируемых).
2. Структурная и штатная численность отдела казначейства. Как правило, данная информация формируется в виде таблицы с обязательным указанием названий, должностей, количества действующих и вакантных штатных единиц.
3. Основные цели и задачи отдела казначейства. В данном разделе регламента дается описание целей, сформулированных с учетом стратегии развития компании, и задач, которые необходимо решить для их достижения.
4. Порядок взаимодействия сотрудников отдела казначейства. Обычно выделяют внутренний порядок взаимодействия - между отдельными сотрудниками и (или) структурными подразделениями компании и внешний – с отдельными лицами (например, особо крупными клиентами) или государственными (коммерческими) организациями. Порядок взаимодействия разрабатывается с учетом организационной структуры компании в целом, функций и задач других ее подразделений, сложившихся принципов и традиций.
5. Порядок разрешения конфликтных ситуаций. Подробно прописывается процедура подачи апелляции или выражения несогласия по цепочке «генеральный директор – финансовый директор – руководитель отдела – рядовой сотрудник». Это касается любых вопросов и предложений (полученное задание, принимаемое решение, несоразмерная компенсация, поощрение или наказание), в том числе инновационных, которые могут возникнуть и у сотрудника, и у его непосредственного руководителя.
6. Система показателей, позволяющих оценить работу руководителя отдела и отдела казначейства. Этот раздел включает перечни и описание показателей, при выполнении которых работа финансового директора и его подчиненных признается успешной. Показатели должны быть конкретными и измеримыми.
7. Заключительные положения. В данной части закреплены порядок согласования и утверждения Положения, срок его действия, процедура внесения изменений, ознакомления сотрудников с Положением и процедура его хранения.

Обязанности финансового менеджера

Сегодня финансовый менеджмент представляет собой систему принципов и методов разработки и реализации управленческих решений, связанных с формированием, распределением и использованием финансовых ресурсов, оборота денежных средств. Как следствие, роль финансового менеджера в системе управления компании может изменяться в зависимости от конкретных задач, стоящих перед финансовой службой.

Финансовый менеджер, обязанности которого сводятся к участию в деятельности казначейства и бюджетном процессе, контролю и анализу деятельности предприятия, исследованию применимости тех или иных финансовых инструментов, играет важную роль в обеспечении текущей деятельности и развитии компании.

Для эффективного решения различных задач в текущей деятельности используются различные инструменты и регламенты, начиная от электронных таблиц Excel, и заканчивая современными специализированными программными продуктами с широчайшим функционалом, которые позволяют расширять функциональность просто и «безболезненно» для пользователя.

В зависимости от специализации и деятельности список должностных обязанностей финансового менеджера может изменяться от функций управления движением денежных потоков до системы контроля финансового состояния компании, и осуществления функции управления взаимоотношениями с контрагентами. Соответственно должностная инструкция должна включать в себя полный список обязанностей и полномочий, обеспечивающий полноту той функции, которую исполняет конкретный финансовый менеджер в данной организации.

Приводить конкретный пример должностной инструкции не имеет смысла, так как невозможно предусмотреть весь перечень обязанностей, так же, как и невозможно описать весь спектр задач управленческого учета предприятия. В каждой конкретной компании управленческий учет индивидуален, и соответственно набор функций сотрудника, обеспечивающего этот учет, индивидуален в рамках каждой компании.

Однако можно привести общую структуру должностной инструкции. В общем случае она должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения – описание документа, должность, кем назначается сотрудник на данную позицию и прочее.
2. Требования к квалификации.
3. Должностные обязанности. Данный раздел должен быть максимально полным изложением всех возможных задач выполняемых специалистом.
4. Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей. Достаточно сложный для заполнения раздел, так как не всегда можно сформулировать данные критерии. В данном разделе имеет смысл описывать только те критерии, выполнение которых можно проконтролировать и объективно оценить.
5. Права специалиста. В разделе описываются обязанности компании перед специалистом. Это своевременная выплата заработной платы, организация рабочего места и технологической инфраструктуры, соблюдение санитарных норм и т.п.
6. Права и обязанности руководителя. Этот пункт дополняет предыдущий, в нем содержатся разъяснения обязанностей и полномочий непосредственного руководителя специалиста.
7. Ответственность специалиста. Пункт, в котором описывается то, за что отвечает непосредственно сотрудник и содержит информацию о возможных взысканиях за неисполнение должностных обязанностей.

Залог качественной должностной инструкции финансового менеджера – максимально четкое и полное прописывание всех пунктов, которое снизит возможность маневров для недобросовестных сотрудников. Только такая инструкция обеспечит эффективную работу сотрудника, его взаимодействие с руководителем, с другими сотрудниками и подразделениями компании, и деятельность компании ы целом.

Обязанности финансового директора

Финансовый директор не только руководит соответствующей службой, но и управляет денежными потоками компании, формирует инвестиционную политику, обеспечивает высшее руководство компании оперативной и достоверной информацией о движении денежных средств организации. Обязанности данного руководителя во многом зависят от специфики как самого бизнеса, так и особенностей системы управления компанией.

К обязанностям относятся следующие функции:

• Организация управления движением денежных ресурсов предприятия и регулирование соответствующих отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в условиях рынка, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.
• Обеспечение капиталоустойчивости предприятия за счет разработки денежнообразующей стратегии предприятия.
• Управление бюджетным процессом компании, участие в разработке проектов и финансовых планов компании.
• Контроль исполнения подразделениями утвержденных вышеуказанных показателей.
• Выбор оптимальных источников финансирования деятельности компании, путем анализа финансового рынка и эффективности применимости того или иного источника для отдельных видов деятельности.
• Формирование инвестиционной политики компании, проведение анализа эффективности вложений капитала.
• Проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, разработка методик, направленных на обеспечение эффективности деятельности компании (оптимизация товарооборота, повышение рентабельности, управление издержками и т.п.).
• Осуществление учета движения денежных средств и составление отчетности о результатах состояния деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности, достоверность финансовой информации, контролирует правильность составления и оформления отчетной документации, своевременность ее предоставления внешним и внутренним, пользователям.
• Осуществление руководства работниками финотдела.

От полноты инструкции будет зависеть понимание исполнителем своих прав и обязанностей. Наличие инструкции позволит избежать проблемных ситуаций, связанных с различными трактовками своих обязанностей сотрудником и его руководством. Должностная инструкция может включать в себя следующие разделы:

1. Общие положения – описание документа, должность, кем назначается сотрудник на данную позицию и пр.
2. Требования к квалификации. В данном разделе формулируются требования к уровню образования специалиста данной позиции, а также описывается набор умений и навыков необходимых для выполнения должностных обязанностей.
3. Должностные обязанности. Этот раздел должен быть максимально полным изложением всех возможных задач выполняемых специалистом.
4. Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей. Достаточно сложный для заполнения раздел, так как не всегда можно сформулировать данные критерии. Имеет смысл описывать только те критерии, выполнение которых можно проконтролировать.
5. Права специалиста. Описываются обязанности компании перед специалистом. Это своевременная выплата заработной платы, организация рабочего места и технологической инфраструктуры, соблюдение санитарных норм и т.п.
6. Права и обязанности руководителя. Этот пункт дополняет предыдущий. В нем содержатся разъяснения обязанностей и полномочий непосредственного руководителя специалиста.
7. Ответственность специалиста. Пункт, в котором описывается то, за что отвечает непосредственно сотрудник и содержит информацию о возможных взысканиях за неисполнение должностных обязанностей.

Приведем в качестве примера один из вариантов должностной инструкции финдиректора, но хотим отметить, что инструкцию для каждого руководителя необходимо адаптировать под особенности деятельности предприятия.

Должностная инструкция финансового директора

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ________________

«________»_____________ ____ г.

1. Обязанности финансового директора. Общие положения.

1. Настоящая должностная инструкция описывает должностные обязанности, права и ответственность финансового директора.

1.1. Данная должность относится к категории руководителей.

1.2. Назначается только приказом генерального директора.

1.3. Находится в непосредственном подчинении у генерального директора.

1.4. При его отсутствии функциональные обязанности выполняются руководителем, уполномоченным для выполнения должностных обязанностей финансового директора генеральным директором.

1.5. На должность руководителя данного направления может быть назначено лицо, имеющее высшее экономическое образование, а также опыт работы на руководящих должностях не менее 5 лет.

1.6. Финансовый директор должен знать:

• законодательство РФ, Устав предприятия, нормативно-правовые акты предприятия, а также другие нормативно-правовые акты, регулирующие его деятельность;
• технику безопасности, правила пожарной безопасности, а также производственной гигиены и санитарии, охраны труда, приказы и инструкции руководства, а также методические рекомендации по организации собственной работы;
• методологию организации финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также составления планов, прогнозируемых балансов, планирования бюджетов, оформления и разработки планов по сбыту и производству продукции, планирования прибыли и убытков;
• инструменты, порядок оценки и анализа финансовых активов, прогноз доходности и рисков, порядок кредитования предприятия, поиска средств и инвестиций для займа;
• прогнозирование эффективности инвестиций и распределения капиталообразующих ресурсов предприятия;
• методы формирования финансовой отчетности, налоговую систему Российской Федерации, а также порядок оформления бухгалтерского и финансового отчета.

1.7. При его отсутствии обязанности данного директора перекладываются на лицо, уполномоченное генеральным директором.

2. Должностные обязанности финансового директора

Должностная инструкция предполагает должностные обязанности:

2.1. Управление денежными ресурсами предприятия, а также перераспределение бюджета в целях получения максимальной эффективности производства, процессов сбыта товаров и услуг, а также снижения расходов, определение основных источников финансирования производства и обслуживания предприятии;

2.2. Ведение переговоров, переписки и необходимого документооборота с коммерческими структурами, банками, кредитными и инвестиционными учреждениями, а также различными третьими организациями в целях выявления потенциальных источников кредитования, финансирования, совместного финансирования и инвестирования.

2.3. Проведение анализа предприятия с точки зрения вышеуказанного и экономического состояния, аудит, вертикально-горизонтальный анализ, тренд-анализ, расчет финансовых коэффициентов и показателей.

2.4. Исследование всех видов расходов предприятия, включая расходы на энергию, коммунальные услуги, закупку сырья или товаров, а также комиссии, издержки транспорта и производства.

2.5. Разработка бизнес-плана предприятия совместно с другими руководителями и сотрудниками или самостоятельно, а также обеспечение бюджетного планирования, распределения средств бюджета, контроль над выполнением предписаний бюджета.

2.6. Контроль над реализацией планов и бюджета, расходованием заемных и бюджетных средств.

2.7. Анализ основных показателей предприятия: поступлений денежных средств на расчетный счет и наличными платежами за все виды продуктов предприятия, доходы от собственной финансовой деятельности предприятия, процентные начисления по кредитам, выплата или получение дивидендов, расходы, связанные с инвестициями и вложениями денежных ресурсов предприятия.

2.8. Разработка предложений по улучшению производительности предприятия, снижению расходов предприятия, а также упреждению появления лишних расходов и издержек, повышению эффективности политики направления.

2.9. Формирование инвестиционной политики предприятия на основе изучения состояния рынка, анализа спроса и предложения, эффективности инвестиционных вложений, а также рентабельности и потенциальных доходов от различных предприятий с учетом страхования рисков, различных платежных и политических условий для инвестора.

2.10. Контроль над своевременным получением средств доходных статей бюджета, а также оформлением в заданные сроки банковских и отчетных операций, оплату счетов и процентных ставок по кредитам, над выплатой денежных средств работникам в счет заработной платы, перевод налогов в установленном законодательством РФ порядке.

2.11. Разработка и определение направлений налоговой политики предприятия.

2.12. Полное руководство над разработкой различных документов финансового и бухгалтерского учета на предприятии, включая не установленные в нормативно-правовом порядке документы.

2.13. Контроль над составлением и оформлением отчетной документации, а также подготовка финансовой отчетности для руководства и соответствующих органов, предварительная сверка документов с фактическим положением дел.

3. Права финансового директора

Должностная инструкция гарантирует ему права:

3.1. Требовать от генерального директора обеспечения всех условий для эффективного выполнения собственных служебных обязанностей.

3.2. Предлагать и вносить на рассмотрение коллегии руководителей предложения по улучшению производственного процесса, а также документооборота в пределах своей компетенции.

3.3. Выявлять недостатки производственного процесса, а также, входящей в круг его обязанностей, деятельности предприятия и предлагать руководству методы и пути их ликвидации либо упреждения.

3.4. Подписывать и издавать приказы, распоряжения и другие внутренние документы предприятия в пределах собственной компетенции.

3.5. Получать необходимые документы для успешного выполнения должностных обязанностей.

3.6. Представлять к поощрению или взысканию сотрудников в тех случаях, когда для поощрения и взыскания собственных полномочий недостаточно.

3.8. Принимать активное участие в разработке всех соответствующих документов, планов и других документах, относящихся к непосредственной деятельности предприятия.

3.9. Согласовывать и утверждать должностные обязанности подчиненных в рамках собственных полномочий.

3.10. Заниматься повышением собственной квалификации.

4. Ответственность финансового директора

Должностная инструкция определяет его ответственность за:

4.1. Разглашение коммерческой тайны, передачу третьим лицам финансовой информации, повлекшее за собой материальные и имиджевые потери предприятия.

4.2. Невыполнение или халатное выполнение своих должностных обязанностей, равно как и бездействие при выявлении невыполнения или халатного выполнения должностных обязательств подчиненными.

4.3. Причинение материального ущерба или ущерба имиджу предприятия в результате выполнения должностных обязанностей.

4.4. Нарушения законов Российской Федерации, которые были совершенны во время выполнения должностных обязанностей.

4.5. Несоблюдение правил охраны труда, трудового распорядка и дисциплины, правил производственной гигиены и санитарии, правил пожарной безопасности и техники безопасности на производстве.

СОГЛАСОВАНО:

Генеральный
Директор: __(подпись)____ _______(ФИО)___________

Начальник
юридического отдела: __(подпись)____ _______(ФИО)___________

С инструкцией ознакомлен: __(подпись)____ _______(ФИО)___________

Система управления предприятием представляет собой сложно устроенный механизм, и финансовый отдел является одной из самых существенных его составляющих. Суть и организационные задачи финансового отдела – важнейшие информационные блоки, где сосредоточены все данные о деятельности предприятия.

Вы узнаете:

• Для чего нужен финансовый отдел
• Что входит в структуру финансового отдела
• Кто работает в финансовом отделе
• Чем занимается финансовый отдел
• Что закрепляет Положение о финансовом отделе

Финансовый отдел предприятия занимается сбором и анализом данных о деятельности и операциях, производимых предприятием, включая результаты бухучета, данные о конкурентах и потребителях, внешнеэкономические отчеты.

Для чего нужен финансовый отдел на предприятии

Финансово-экономический отдел – это структурное образование, выполняющее конкретные управленческие функции на предприятии. Организационно-правовая форма организации предприятия, характер осуществляемой деятельности, производственный объем и общая численность штаба сотрудников определяют структуру и численность финансового отдела.

От характера осуществляемой деятельности и производственного объема зависят величина финансового оборота, число платежных документов по расчету с партнерскими предприятиями (как поставщиками, так и с заказчиками), а также с частными банками, кредиторами и непосредственно с бюджетом. Масштаб кассовых операций и расчет с работниками определяет состав и число штаба сотрудников финансового отдела.

Основные направления финансовой работы, осуществляемые на предприятии, - бюджетное планирование, оперативная и контрольно-аналитическая деятельность.

В области планирования финансовый отдел осуществляет следующие функции:

• занимается планированием финансов и кредитов с учетом всех необходимых расходов;
• анализирует собственные оборотные потребности;
• выявляет возможности финансирования деятельности предприятия;
• разрабатывает проекты вложений капиталов с учетом всех особенностей;
• участвует в составлении бизнес-планов ;
• проектирует кассовые планы;
• принимает участие в планировании реализации производственной продукции, анализирует рентабельность и связанные с этим расходы.

Оперативная работа финотдела несет ответственность за выполнение задач различного рода, основными из которых являются:

• обеспечение поступлений платежей в бюджет в строго установленное время, выплата процентов по кратко- и долгосрочным банковским ссудам, своевременная выдача заработной платы всем работникам и служащим предприятия, осуществление всех кассовых операций;
• оплата услуг поставщиков за предоставленные товары и работу;
• покрытие расходов на плановые затраты;
• оформление кредитных соглашений согласно договорам;
• каждодневный мониторинг реализации продукции, поступающей от нее прибыли и других источников дохода предприятия;
• контроль за реализацией требований финансового плана и общей финансовой ситуацией на предприятии.

Контрольно-аналитическая работа

Финансовый отдел организации обязуется осуществлять постоянный мониторинг финансовых поступлений, кассовых операций и кредитного плана, расчет прибыли и рентабельных показателей, а также контролировать целесообразность использования как собственного бюджета, так и средств из заемного капитала и банковских кредитов.

Практика показывает, что ранее обязанности финансового отдела выполняла группа бухгалтеров, работающих на предприятии.

В настоящее время задачи финансового отдела значительно расширились, что и потребовало создать отдельное подразделение на предприятии, занимающееся вопросами финансирования. Расширение задач связано с появлением предприятий различной организационно-правовой формы, а также становлением негосударственных коммерческих организаций. Передача в частные руки объектов муниципальной и государственной собственности, рост субъектной самостоятельности в различных сферах, в том числе и в области внешней торговли, также сыграли ключевую роль в данном процессе.

На мелких частных корпорациях и товариществах деятельность финансового отдела могут осуществлять бухгалтеры по причине низкого торгового оборота и небольшого штаба сотрудников. Совершенно другую ситуацию можно наблюдать в крупных организациях, акционерных обществах закрытого и открытого типов, где жизненно необходимо наличие такого структурного подразделения, как финансовый отдел.

• Как подготовить ребенка к управлению бизнесом: растим наследника

Рыночные отношения в хозяйственной деятельности способствуют увеличению числа функций, выполняемых финансовым отделом, который помимо контроля за поступлениями в бюджет, осуществления партнерской деятельности с банками, кредиторами и поставщиками, своевременного предоставления заработной платы сотрудникам, планирования расчетов, мониторинга за целесообразным расходованием собственных бюджетных средств, обязан также заниматься финансовым менеджментом, который создает новый спектр задач.

Финансовый менеджмент – это процесс управления всеми финансовыми поступлениями и расходами, целью которого является поиск наиболее эффективных путей использования собственных бюджетных средств и привлеченного капитала для увеличения прибыли производства. Анализируя отчеты по финансам по ряду показателей, в том числе учитывая систему , что зависит от активов и пассивов предприятия, финансовый менеджмент ставит перед собой задачу разработать наиболее выгодную стратегию и тактику решения финансовых вопросов, тем самым кардинально меняя роль и место финансовой службы в системе управления предприятием.

Деятельность финансового отдела посвящена главной цели – обеспечить стабильность и экономический рост, повысить прибыль предприятия.

Основное содержание финансовой работы включает в себя следующее:

• финансирование хозяйственной деятельности;
• ведение партнерских отношений с финансово-кредитными и иными хозяйствующими субъектами;
• целесообразное использование и планирование средств собственного и заемного капитала;
• обеспечение своевременных поступлений в бюджет, банковских отчислений и выплат работникам и поставщикам. Таким образом, отдел финансового управления занимается осуществлением финансового кругооборота с учетом строго планирования средств, а также ведением партнерских отношений с целью увеличения коммерческой прибыли предприятия.

Как контролировать финансовое положение без финансового отдела

Если на предприятии управленческий учет налажен плохо, директор получает от бухгалтерии информацию о прибылях и убытках спустя месяц после закрытия периода. Это означает, что повлиять на ситуацию невозможно. Избежать финансовых проблем позволит еженедельное планирование: вы сможете, не дожидаясь отчетов от бухгалтерии, контролировать расходы, не допускать лишних затрат, а главное, создадите инструмент для планирования будущего.

Установите плановые показатели деятельности и затем следите за их отклонениями - такой контроль требует не более 15 минут в неделю. Как наладить подобную систему, рассказала редакция журнала «Коммерческий директор».

Как выглядит структура финансового отдела

Структура финансового отдела определяется объемом производства, масштабами предприятия, его целями и направлением осуществляемой деятельности.

Приблизительно структура финансовой службы крупной организации выглядит следующим образом:

1. На финансовую бухгалтерию возлагаются задачи по осуществлению бухучета, по составлению и ведению отчетности в системе бухгалтерского баланса, а также отчет финансового отдела по прибыли и расходам, составление общественной отчетности в соответствии с общепринятыми стандартами счетоводства и разработка политики учета.
2. Аналитический отдел выполняет функции, связанные с анализом финансовых данных и общим состоянием предприятия. Занимается подготовкой годового финансового отчета и играет ключевую роль в подготовке отчетного доклада на общем акционерном собрании. Анализирует финансовые показатели предприятия и следит за грамотным проектированием инвестиционного фонда.
3. Отдел финансового планирования осуществляет разработку кратко- и долгосрочных финансовых проектов, а также управляет общим бюджетом предприятия.
4. Отдел налогового планирования имеет своей задачей разработать корректную налоговую политику, составить отчеты по уплате налогов и налоговым декларациям, предоставить их в соответствующие органы, обеспечить своевременную уплату налогов в полном размере, сверить расчеты с основным бюджетом и внебюджетными источниками финансирования.
5. Оперативный отдел осуществляет деятельность по работе с кредиторами и дебиторами, ведет сообщение с банками и другими финансово-кредитными организациями. Контролирует соблюдение всеми подотделами платежной, налоговой и расчетной дисциплины.
6. Отдел ценных бумаг и валютного контроля формирует пакет ценных бумаг, управляет их движением. Следит за осуществлением всех финансовых операций в соответствии с существующим законодательством. Иными словами, выполняет ключевую контрольную и казначейскую функцию в структуре финансовой службы.

Необходимо отметить, что позиции директоров финансовых служб различных компаний на вопрос о том, от чего зависит структура финансового отдела, значительно рознятся.

Некоторые из них считают идеальной классическую модель, состоящую из казначейства, бухгалтерии, бюджетного (планового) отдела.

Другие отмечают важность стратегических целей компании, влияющих на состав финансовой службы. Например, если деятельность предприятия ориентирована главным образом на работу с ценными бумагами, то тогда в структуре отдела должен быть специальный орган, осуществляющий эти функции.

Мнение эксперта

Структура финансового отдела зависит от потребностей компании

Элла Гимельберг,

генеральный директор, управляющий партнер компании S&G Partners, Москва

Структура финансового отдела должна носить разделенный характер в том случае, если этого требует деятельность предприятия (крупные обороты, участие в программах по инвестированию и заимствованию, наличие учета по МСФО, управленческая система учета и т. д.). Финансового директора можно назвать топ-менеджером, в полномочия которого не входят примитивные управленческие и финансовые вопросы. Отделы финансового отдела – казначейство, управление бюджетированием, управленческим учетом, инвестиционной деятельностью – должны входить в структуру финансовой службы. Подобная структура департамента подразумевает наличие четырех линейных топ-менеджеров (3 менеджера управления и 1 казначейства), ответственных за надлежащее выполнение всеми отделами их основных функций. Финансовый директор отдела должен осуществлять мониторинг за их деятельностью и разрабатывать новые стратегии усовершенствования системы.

Сотрудники финансового отдела и их функции

Для того чтобы разобраться в схеме управления финансами, необходимо четко представлять себе функции каждого человека, работающего в финансовом отделе. Итак, сотрудники финансового отдела имеют следующие полномочия и обязанности:

Контролер

Специалист в этой сфере осуществляет внутренний контроль в финансовом отделе. Он разрабатывает различные стратегии по учету затрат и расходов с целью найти более рентабельные пути производства. Полученные сведения контролер передает выше стоящим структурам: вице-президенту компании, главному управляющему и, на финальном уровне, совету директоров.

Основная ответственность контролера сосредоточена на разработке финансовых смет. Он анализирует денежную ситуацию предприятия, его финансовое состояние, дает свой прогноз, оценку и предложения по изменениям, способствующим повышению рентабельности предприятия.

• Бухгалтерия и отдел продаж: как наладить эффективное сотрудничество

Если предприятие работает в режиме корпорации, то тогда назначение на должность контролера производится советом директоров, а его должностные обязанности закрепляются в организационном уставе. Как правило, комплектация должности «контролер» производится при поддержке президента компании и финансовых комитетов.

Казначей

Основные обязанности казначея – это работа с ценными бумагами и наличными средствами компании. Казначей проводит все необходимые денежные операции: инкассацию, передачу, инвестирование, заем и выплату финансов. Аналогично с предыдущей ситуацией, казначей находится в непосредственном подчинении у вице-президента (в исключительных случаях – у президента компании).

В спектр его обязанностей входит ведение партнерской деятельности с банками, контроль за всеми операциями предприятия: кассовыми и кредитными. Для осуществления прогнозирования будущего движения финансовых средств казначей работает в кооперации с директором по составлению смет финансов, а также с контролером, обеспечивая при этом движение денежных средств в соответствии с запланированными краткосрочными банковскими ссудами, увеличением притока наличных поступлений или снижением сумм кассовых депозитов и ликвидацией непродолжительных инвестиций.

Уникальные полномочия казначея состоят в его обязанности подтверждать своей подписью все чековые документы компании как на крупные, так и на небольшие суммы. Эти суммы и кассы находятся под его управлением или же под руководством одного из его подчиненных. Во многих организациях казначей также совмещает должность секретаря, в обязанности которого входит подписание всех контрактов, закладных и накладных, сертификатов и других финансовых документов компании. Казначей, или иначе вице-президент компании, играет ключевую роль в системе управления предприятием.

Главный бухгалтер

Финансовый отдел бухгалтерии включает ряд специалистов, однако максимальная ответственность лежит на главном бухгалтере. Данный специалист находится в непосредственном подчинении у контролера, имеет смежные функции, однако на более низком уровне и в значительно меньшем масштабе.

Главный бухгалтер ответственен за планирование, а также, работая в кооперации с контролером, осуществляет разработку и практическое применение стратегий по учету затрат и расходов, производимых предприятием, а также методов эффективной ревизии. Однако это второстепенные функции, а основные полномочия заключаются в проведении бухгалтерского учета, ведении финансовой отчетности.

Главный бухгалтер занимается подготовкой финансовых и статистических сводок, которые затем передаются контролеру, казначею или управляющему. Иными словами, задачи бухгалтера – это подготовка основных документов по отчетности, которые затем передаются главным акционерам, федеральным и штабным организациям. Однако в некоторых учреждениях функции бухгалтера и контролера могут быть совмещены и выполняться одним специалистом.

Главный бухгалтер зачастую занимается контролем за системой обработки данных предприятия. Таким образом, именно этот специалист производит наблюдение за данной системой, а контролер обслуживает требования учета (счета дебиторов, контроль ресурсов, выплата заработной платы и т. д.).

• Как стать генеральным директором и организовать свой бизнес

Некоторые фирмы обеспечены установками для обработки данных в сфере учета, однако с течением времени эти установки приобретают и новые функции. В итоге главный бухгалтер занимается наблюдением и контролем за данными установками, а контролер переключается на работу с другими отделами, осуществляющими иные операции.

Директор по вопросам финансовых смет

В состав финансового отдела крупных компаний помимо главного бухгалтера и контролера входит также и директор, занимающийся вопросами финансовых смет и системной отчетностью.

Специалист данного профиля находится в подчинении контролера и рассматривает вопросы прогнозирования сбыта, проводит анализ существующего экономического климата и оценивает возможности и перспективы рабочей силы и сырьевых материалов. На основе полученных данных специалист формирует четкие проекты на базе производственных и административных финансовых смет для представления вышестоящим структурам.

Директор по вопросам финансовых смет проводит подготовку окончательных вариантов смет и предоставляет эти копии начальникам и управляющим всех отделов. Работая в тандеме с казначеем, директор по финансовым сметам ручается за финансовое обеспечение обозначенных в смете средств в случае необходимости их использования.

Данный специалист производит анализ финансовых смет и в случае каких-либо изменений предлагает возможные варианты усовершенствования как самих смет, так и производственных планов.

Ревизор

В штабе сотрудников финансового отдела должность ревизора не является обязательной. Основные задачи ревизора заключаются в проверке правильности ведения отчетов.

Помимо ревизора в данном подразделении трудятся помощники ревизора, ревизоры-представители предприятий и отделов, а также весь канцелярский персонал. Планирование внутренних ревизий и ведение всех операций, связанных с ревизией, – основные задачи данного должностного лица. Ревизор может находиться в подчинении у различных специалистов, например, у контролера или главного бухгалтера, но также возможны случаи, когда ревизор находится в подчинении у президента предприятия, совета директоров или финансового комитета.

Если главенствующим звеном является контролер, то тогда именно он осуществляет контроль планов и результатов ревизий. В случае если ревизор видит более эффективные пути внутреннего контроля и упрощения ревизионных и бухгалтерских функций, он вправе предложить свои идеи касательно бухгалтерских изменений вышестоящему лицу.

Как правило, именно ревизор осуществляет работу с бухгалтерами, занимающимися ревизией книг предприятия в независимом порядке. В некоторых фирмах существует единая должность ревизора и директора по финансовым сметам, находящегося в подчинении контролера.

Управляющий или администратор по вопросам налогов

Управляющий по вопросам налогов находится в подчинении казначея, но несмотря на это, специалист данного профиля часто получает задания и от контролера, так как для решения вопросов, связанных с налоговыми обязательствами, ему необходимо сотрудничать с обоими отделами: отделом ревизий и общего учета.

Администратор по вопросам налогов входит в штаб сотрудников финансового отдела, функции которого заключаются также в осуществлении страховых операций. В крупных компаниях налоговые операции различного профиля (акцизные сборы, местные, штатные и федеральные налоги) выполняют различные секторы налогового отдела. В данном случае управляющий по налогам подчиняется не контролеру, а напрямую президенту предприятия или финансовому комитету.

Как правило, на данную должность приглашают юриста или «общественного» бухгалтера, который осведомлен о существовании определенных правил, требований и постановлений.

Директор по вопросам планирования

Отдел финансового анализа, занимающийся как анализом, так и перспективным планированием налогов, представлен директором по вопросам планирования. Даже в случае если данная должность не предусмотрена в системе компании, эти функции все равно обязательно выполняются каким-либо другим специалистом.

Директор по вопросам планирования – это высокая должность, и специалист, занимающий ее, осуществляет деятельность на высоком уровне в кооперации с главным финансовым управляющим. Как правило, на эту должность по карьерной лестнице могут продвинуться либо главный бухгалтер, либо директор по финансовым сметам.

• Директор по планированию (чаще всего выступает в качестве финансового аналитика )

Подготовкой финального отчета для последующего предоставления его начальству занимается именно это должностное лицо. Окончательное заключение строится на основе всех финансовых смет, ревизий и данных учета. Специалист этого профиля разрабатывает кратко- и долгосрочные финансовые планы, а также определяет основные целевые направления в сферах сбыта, прибыли и капитальных расходов.

При принятии решений о ликвидации, слиянии или покупке новых филиалов предприятия мнение директора по планированию является очень веским. Директор по планированию и финансовому анализу дает оценку состояния рынка и общей экономической ситуации предприятия.

Функции этого специалиста схожи с обязанностями начальника финансового отдела, хотя в некоторых ситуациях он выполняет ту же работу, что и контролер, и директор по вопросам финансовых смет. Три перечисленных выше должностных лица могут осуществлять деятельность директора по планированию и финансовому анализу, если данная должность не предусмотрена в штабе сотрудников компании. В данной ситуации основная ответственность лежит на плечах высшего управляющего финансового отдела.

• Финансовый директор: обязанности и функции главного "счетовода"

Должность директора по планированию появляется в структуре компании в случае крупных производств, когда вопросы финансового анализа и перспективного планирования играют важную роль. В подобных случаях основная обязанность директора по планированию состоит в исполнении части должностных обязанностей финуправляющего и координации информационного потока, поступающего от контролера, директора по финансовым сметам, казначея к высшим структурам.

Финансовый комитет

Финансовый комитет в настоящее время приобретает функции отдела финансового мониторинга, решающего важнейшие стратегические задачи. Любое серьезное решение, касающееся финансов, является результатом деятельности финансового комитета.

Как правило, совет директоров принимает решение о создании финансового комитета, который является не только консультативным органом, занимающимся вопросами разработки политики предприятия, но также и функциональным звеном компании.

Собрания финансовых комитетов довольно редко происходят на ежедневной основе, обычно встречи организуются ежемесячно или ежеквартально для обсуждения каких-либо важных вопросов, заранее поставленных на повестку дня президентом компании или советом директоров.

Должностные обязанности председателя финансового комитета выполняются президентом компании, финансовым управляющим или председателем совета директоров. В состав финансового комитета обычно входит президент корпорации, представители совета директоров, главные специалисты всех финансовых групп. В компаниях с небольшим объемом производства финансовый комитет состоит из всех ответственных должностных лиц.

В случае если совет директоров принял решение о создании данного органа, тогда финансовый комитет имеет право решать все финансовые вопросы от лица совета директоров в период между заседаниями. Занимаясь разъяснением вопросов финансовой политики на встречах и собраниях, специалисты финансового комитета определяют общие рамки, которыми должны руководствоваться все работники компании в осуществлении своей деятельности. После этого обсужденные вопросы подвергаются голосованию, хотя это необязательное условие заседаний.

Финансовая политика фирмы не единственная сфера деятельности финансового комитета. Помимо этого, этот орган, действующий на постоянной основе, анализирует финансовые сметы просматривает итоги ревизии, дает оценку планам расходов капитала и разрабатывает ценовую политику.

В небольших предприятиях данный финансовый орган дает согласие на крупные кредитные запросы, оценивает деятельность персонала и назначает заработную плату согласно выполняемым обязанностям, а также выносит решение о дополнительном поощрении сотрудников.

В крупных организациях вопросами разработки финансовых смет, инвестиционных планов и планирования занимаются отдельные структуры. Однако в подавляющем большинстве во всех фирмах действует только один орган – финансовый комитет, который занимается всеми выше перечисленными вопросами.

Основные направления работы финансовой службы

Финансовый директор применяет различные методы управления предприятием :

• кредитование;
• налогообложение;
• планирование;
• самофинансирование;
• систему безналичных расчетов;
• самострахование (образование резервов);
• трастовые, залоговые, лизинговые, факторинговые и иные операции;
• страхование.

При использовании данных методов возможно проведение различных финансовых операций, связанных с кредитом, займом, процентными ставками, дисконтами, котировкой курса ценных бумаг и валют, дивидендами и т. д.

Финансовая работа в отделе производится по трем направлениям:

1. планирование финансовых средств (расходы, доходы, капитал);
2. управление финансовым оборотом в текущей ситуации;
3. работа в финансовом отделе по контролю и анализу всех денежных операций.

• Финансовое планирование (бюджетирование доходов, расходов и капитала)

Финансово-плановый отдел производит многогранное планирование финансовых планов и обеспечивает контроль за их выполнением в каждом из структурных отделов и компании в целом.

Если штаб сотрудников структурных подразделений (центров ответственности) окончательно определен, то возможности планирования и прогнозирования результатов значительно расширяются.

Многие крупные компании составляют отдельные бюджетно-денежные предложения для центров прибыли и затрат, центров учета финансов и профит-центров.

Центр финансового учета – орган финансовой структуры компании, осуществляющий управленческую независимую деятельность по учету.

Центры финансового учета состоят из объектов трех типов:

• оказывающие влияние на прибыльность компании (бюджетные доходы и расходы);
• определяющие способность объекта осуществлять выплаты (статья движения бюджетных средств);
• влияющие на перспективное усовершенствование фирмы (статья капитального бюджета).

Для разработки бюджетов применяются следующие данные:

• информация и прогнозы о прибыльности продаж (работ, представленных услуг);
• информация по переменным производственным издержкам по каждой группе товаров;
• данные по постоянным и общим издержкам, подвергающимся анализу по каждому отдельному виду товара с целью выяснить рентабельность продукта;
• прогнозирование изменений активов предприятия, инвестиционных источников, оборотных показателей и прибыльности активов оборота.
• данные о налоговой платежеспособности предприятия, отчислении средств во внебюджетные организации, взятии кредитов в финансово-кредитных учреждениях и быстром их погашении;
• прогнозирование доходности бартерной деятельности и составление совместных отчетов по анализу ее прибыльности;
• данные об общем положении дел на предприятии (состав отдельных средств, износ оборудования, процент обновления средств производства и их рентабельности).

Первоочередные действия для осуществления управления бюджетом:

• анализ производственного потенциала фирмы;
• использование методов отчетности и учета;
• учет структуры персонала;
• разработка системы управления финансами;
• подготовка бюджетных средств к использованию и необходимой отчетности по контролю за ними.

Для осуществления управления бюджетом производится сперва назначение сотрудника на должность директора по бюджету. Как правило, эту функцию выполняет руководитель финансового отдела. Выполняя роль эксперта, финансовый директор занимается координацией деятельности, осуществляемой подструктурами и службами предприятия.

Директор по бюджету возглавляет бюджетный комитет, в состав которого входят главные специалисты всех управленческих систем предприятия. Комитет по бюджетированию – это орган, действующий на постоянной основе, осуществляющий контроль за стратегическим и финансовым планированием компании, дающий рекомендации и прекращающий споры по различным вопросам, возникающим в процессе работы над бюджетом. На западе данный орган имеет иное название, а именно: «группа стратегического планирования» или «группа финансового анализа и планирования».

• Оперативная (текущая) деятельность по управлению денежным оборотом

Оперативная финансовая работа состоит в ведении партнерских отношений с другими хозяйствующими субъектами и контрагентами предприятия:

• с поставщиками ценностей и услуг материального характера;
• с потребителями готовых продуктов или услуг;
• с системой государственного бюджета;
• с арбитражным судом при решении спорных вопросов.

Отдел финансового обеспечения, осуществляющий оперативную финансовую работу, прибегает к использованию различных методов эффективного финансирования предприятия:

• финансирование за счет личных средств предприятия;
• политика умеренного планирования финансов;
• применение агрессивной финансовой политики, подразумевающей взятие краткосрочных кредитов в банке;
• финансирование по обязательствам за счет получения отсрочки обратных выплат.

Однако предприятие не может производить отсрочку выплат на бессрочной основе, а только в рамках, установленных действующим законодательством.

При использовании средств, полученных посредством кредитного финансирования, специалисты финансового отдела пользуются различными методами для обеспечения полученных средств:

• увеличением процента ликвидных активов (финансов и краткосрочных ценных бумаг);
• увеличением сроков банковских кредитов.

Следует иметь в виду, что эти методы приводят к снижению доходности ссудополучателя:

• по причине инвестирования в плохо рентабельные активы – в первом случае;
• по причине неукоснительной выплаты кредитов и займов при наличии личных сбережений – во втором.

При осуществлении оперативной работы с финансами работники финансового отдела анализируют показатели задолженностей по дебиту и кредиту (на основе квартальных отчетов и главных бухгалтерских книг, а также журналов по расчету с кредитными заемщиками и дебиторами) с учетом всех значений данных показателей.

Финансовый отдел компании рассматривает вексельные задолженности, принимая в расчет дисконты, необходимые как для получения, так и для уплаты. Эти функции частично исполняет бухгалтерия.

Решение взять внешний займ принимается финансовым отделом, план которого разрабатывается специалистами финансовой службы и включает вопросы о том, каким образом, когда и под каким процентом данные средства будут возвращаться. Даже несмотря на отсутствие дивидендов, инвесторы могут оценить акции компании достаточно высоко, если они будут уверены в перспективности предприятия, в его рентабельности и в достоверности предоставляемой информации о выплатах и невыплатах дивидендов в случае реинвестирования чистых доходов. Доля выплат дивидендов, по мнению западных экономистов, должна составлять не более 40%, если речь идет о стабильно функционирующем предприятии.

Контрольно-аналитическая деятельность предполагает проведение постоянного мониторинга за местным и совместным бюджетом, за структурой денежного капитала, тратами основных и резервных финансов, ликвидностью баланса и платежеспособностью. Организацией данной работы на предприятиях различной организационной формы занимается главный или финансовый директор.

• Финансовый контроль как метод управления финансами предприятия

Отдел финансового контроля управляет финансами на последней финальной стадии, когда контроль всего капитала предприятия является столь необходимым. Помимо этого, контроль над индивидуальным кругооборотом фондов происходит на каждой его стадии, начиная с вложения средств в запасники производства и заканчивая продажей уже готового продукта и получения прибыли от его реализации.

Финансовый контроль является одним из основных методов, использующихся в управлении денежными средствами предприятий.

Контроль и анализ доходов сводного бюджета обеспечивает постоянность и стабильность финансирования текущей и операционной работы компании. Этим занимается финансовая служба. Контроль и анализ расходов консолидированного бюджета является камнем преткновения в любой компании, и от того, насколько успешно этот контроль будет произведен, зависит рентабельность фирмы.

Говоря о финансовом отделе, чем занимается этот орган и как функционирует, необходимо перечислить его основные обязанности: оперативная текущая работа, планирование финансов и их контроль, а также контрольно-аналитическая работа.

Для выбора грамотной стратегии и путей развития предприятия в сфере инвестиций, финансов и инноваций необходимо проводить систематический контроль, анализ и планирование финансов. Стабильность доходов компании зависит от принимаемых предприятием решений, рассчитанных на кратко- и долгосрочную перспективу.

Мнение эксперта

Какие данные от финансового отдела нужно контролировать постоянно?

Дмитрий Еремеев,

генеральный директор компании Richemont Luxury Goods (RLG), Москва

Именно финансовый директор должен нести полную ответственность за всю предоставляемую финансовую информацию в обязательном присутствии директоров по логистике и продажам. Необходимо учитывать три возможных стадии финансового контроля за общим финансовым состоянием предприятия:

• Стадия оперативного контроля – ежедневный, еженедельный и ежемесячный доклад о финансовом состоянии фирмы. На этом этапе невозможно планирование и прогнозирование!
• Стадия краткосрочного контроля – ежеквартальный доклад о состоянии финансов фирмы, требующий обсуждения, корректировки показателей на оставшийся годовой период.
• Стадия средне- и долгосрочного контроля – осуществление планирования показателей на последующий год и прогнозирования на последующие два года. Рекомендация: планировать меньше, чем на год, непрактично.

В случае внезапного возникновения кризисов и других неприятных сюрпризов необходима чрезвычайно экстренная реакция по срочной приостановке кризиса, разработке плана действий, после чего необходимо немедленно выявить причины кризисной ситуации и прибегнуть к их устранению . Исключение можно сделать только в случае быстро растущего бизнеса. В этом случае корректировки должны вноситься на ежемесячной основе.

Положение о финансовом отделе предприятия

Положение о финансовом отделе – это важнейший документ, определяющий базовые аспекты управления персоналом и выстраивания документов, разработанный финансовым директором.

Итак, его составляющие :

1. Организационно-функциональная структура финансового отдела.

Блок-схема наиболее наглядно представляет структуру финансовой службы со всеми ее отделами и подразделениями резервной категории.

1. Численность структур и штатов финансовой службы.

Наиболее традиционный вид представления структурной численности – это таблица, содержащая названия всех отделов, должностных лиц и количество служащих в том или ином подразделении.

1. Основные задачи и целевые направления финансового отдела

В зависимости от стратегии развития фирмы определяются основные цели компании и задачи каждого отдела и должностного лица, решение которых является обязательным для повышения эффективности предприятия.

1. Матрица функций.

Это таблица, которая содержит названия различных функций по вертикали, а в горизонтали вписаны имена управляющих и сотрудников организационных звеньев, отвечающих за исполнение этих функций. На пересечении двух линий отмечается, кто и чем занимается. Наглядный вариант для наблюдения за загруженностью подразделений и распределения функций между отделами.

1. Порядок взаимодействия работников финансового отдела.

Как правило, устанавливается внутренний порядок взаимодействия между работниками одного подразделения или между подотделами финансовой службы и внешний – с частными лицами (клиентами) и государственными (приватными) организациями. За основу берутся структурные особенности компании, задачи и цели отделов и установленные компанией традиции.

1. Процедура разрешения споров и конфликтов.

В случае конфликтных ситуаций необходимо подавать апелляцию по цепочке «генеральный директор – финансовый директор – руководитель отдела – рядовой сотрудник». Если же сотрудники задают вопросы финансовому отделу касательно заданий, компенсаций, поощрений, принятия решений или высказывают инновационные предложения по развитию, действует та же схема обращения.

• Конфликты в компании: как примерить враждующие отделы

1. Установление показателей для оценки работы финансового отдела.

Данный раздел описывает показатели, соблюдение которых оценивает работу финансового отдела, как успешную. Данные показатели должны быть обязательно измеримыми и конкретными.

1. Финальные положения.

В этом пункте сосредоточены основные требования по составлению Положения о финансовом отделе, о сроках его принятия работниками отделов, о правилах его хранения. Свое согласие с Положением о финансовой службе должны дать кадровые работники и генеральный директор предприятия.

I. Общие положения

1. Начальник финансового отдела относится к категории руководителей.

2. На должность начальника финансового отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области организации финансовой деятельности не менее 5 лет.

3. Назначение на должность начальника финансового отдела и освобождение от

4. Начальник финансового отдела должен знать:

4.1. Законодательные и нормативные документы, регламентирующие производственно-хозяйственную деятельность.

4.2. Нормативные и методические материалы, касающиеся финансовой деятельности предприятия.

4.3. Перспективы развития предприятия.

4.4. Состояние и перспективы развития финансовых рынков и рынков сбыта продукции (работ, услуг).

4.5. Основы технологии производства.

4.6. Организацию финансовой работы на предприятии.

4.7. Порядок составления финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов де-нежных средств, планов реализации продукции (работ, услуг), планов по прибыли.

4.8. Систему финансовых методов и рычагов, обеспечивающих управление финансо-выми потоками.

4.9. Порядок финансирования из государственного бюджета, краткосрочного и долго-срочного кредитования предприятия, привлечения инвестиций и заемных средств, использования собственных средств, выпуска и приобретения ценных бумах, начисления платежей в государственный бюджет и государственные внебюджетные социальные фонды.

4.10. Порядок распределения финансовых ресурсов, определения эффективности фи-нансовых вложений.

4.11. Нормирование оборотных средств.

4.12. Порядок и формы финансовых расчетов.

4.13. Налоговое законодательство.

4.14. Стандарты финансового учета и отчетности.

4.15. Экономику, организацию производства, труда и управления.

4.16. Бухгалтерский учет.

4.17. Средства вычислительной техники, телекоммуникаций и связи.

4.18. Основы трудового законодательства.

4.19. Передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования финансовой деятельности предприятия.

4.20. Правила и нормы охраны труда.

7. Начальник финансового отдела осуществляет руководство работниками отдела.

8. На время отсутствия начальника финансового отдела (командировка, отпуск, бо-лезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Начальник финансового отдела:

1. Организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в условиях рынка, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе про-изводства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

2. Обеспечивает разработку финансовой стратегии предприятия и его финансовую ус-тойчивость.

3. Руководит разработкой проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.

4. Обеспечивает доведение утвержденных финансовых показателей до подразделений предприятия.

5. Участвует в подготовке проектов планов реализации продукции (работ, услуг), капи-тальных вложений, научных исследований и разработок, планировании себестоимости продукции и рентабельности производства, возглавляет работу по расчету прибыли и налога на прибыль.

6. Определяет источника финансирования производственно-хозяйственной деятельно-сти предприятия, включающие бюджетное финансирование, краткосрочное и долгосрочное кредитование, выпуск и приобретение ценных бумаг, лизинговое финансирование, привлечение заемных и использование собственных средств, проводит исследование и анализ финансовых рынков, оценивает возможный финансовый риск применительно к каждому источнику средств и разрабатывает предложения по его уменьшению.

7. Осуществляет инвестиционную политику и управление активами предприятия, опре-деляет оптимальную их структуру, подготавливает предложения по замене, ликвидации активов, следит за портфелем ценных бумаг.

8. Проводит анализ и оценку эффективности финансовых вложений.

9. Организует разработку нормативов оборотных средств и мероприятий по ускорению их оборачиваемости.

10. Обеспечивает:

10.1. Своевременное поступление доходов, оформление в установленные сроки финан-сово-расчетных и банковских операций.

10.2. Оплату счетов поставщиков и подрядчиков.

10.3. Погашение займов.

10.4. Выплату процентов, заработной платы рабочим и служащим.

10.5. Перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюдже-ты, в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учрежде-ния.

11. Анализирует финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

12. Участвует в разработке предложений, направленных на обеспечение платежеспо-собности, предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, повышение рентабельности производства, увеличение прибыли, снижение издержек на производство и реализацию продукции, укрепление финансовой дисциплины.

13. Осуществляет контроль за:

13.1. Выполнением финансового плана и бюджета, плана реализации продукции, плана по прибыли и другим финансовым показателям.

13.2. Прекращением производства продукции, не имеющей сбыта.

13.3. Правильным расходованием денежных средств.

13.4. Целевым использованием собственных и заемных оборотных средств.

14. Обеспечивает ведение учета движения финансовых средств и составления отчетно-сти о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности, достоверность финансовой информации.

15. Контролирует правильность составления и оформления отчетной документации, своевременность ее предоставления внешним и внутренним пользователям.

16. Участвует в проведении совещаний-семинаров (учебы) с работниками главной бухгалтерии и финансового отдела предприятия.

17. Участвует в разработке предложений по социальной защищенности работников предприятия.

18. Обеспечивает защиту информационных ресурсов, содержащих собственные сведе-ния ограниченного доступа и полученные от других организаций.

III. Права

Начальник финансового отдела имеет право:

1. Действовать от имени отдела, представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия и другими организациями по финансовым вопросам.

2. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. Вносить на рассмотрение директора предприятия:

4.1. Представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых долж-ностей работников финансового отдела.

4.2. Предложения:

О поощрении отличившихся работников;

Привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности нарушителей произ-водственной и трудовой дисциплины.

6. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с деятельностью финансового отдела.

7. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений по вопросам финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

8. Давать руководителям структурных подразделений предприятия указания, по вопро-сам надлежащей организации и ведению финансовой работы.

9. Подписывать по уполномочию директора организации финансовые документы.

10. Визировать все документы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия (планы, отчеты, пр.).

11. Самостоятельно вести переписку со структурными подразделениями предприятия а также иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим решения директора предприятия.

12. Вносить предложения директору предприятия о привлечении к материальной и дис-циплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок.