Разделы сайта
Выбор редакции:
- Фотограф Всеволод Тарасевич: сумасшедшая жизнь от «Формирования интеллекта» и до «Края земли
- Требуется продавец-консультант?
- «Полная неожиданность»: в России рухнули продажи электроники
- На слонимщине перерисовали соломенные фигуры, так как они уж очень напоминали известных людей беларуси
- Трудовая мотивация и удовлетворенность трудом Похожие работы на - Профессиональное удовлетворение работой разными поколениями сотрудн
- Как получить грант на начало бизнеса, руководство от первого лица
- Разделение рабочего времени на части
- Презентация на английском языке И
- Как формировать профили должностей для поиска ценных сотрудников?
- Рабочее время в нестандартных ситуациях По пятницу с 9 00
Реклама
Должностная инструкция секретарь делопроизводитель скачать образец. Общие положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя |
Должностная инструкция секретаря руководителя Типовой/унифицированной формы такого документа на законодательном уровне не утверждено (как и собственно обязанности организации такую должностную инструкцию вводить, см. письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0), поэтому каждая организация правомочна разработать документ по своей форме. Кроме того, не установлено законом и требований к его наименованию. Полезными документами при составлении и оформлении должностной инструкции для такого специалиста могут быть:
В дополнение к представленному материалу рекомендуем ознакомиться с нашей статьей по ссылке Должностная инструкция помощника генерального директора (в ней имеется образец должностной инструкции). Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: образецДолжностная инструкция для данного специалиста составляется подобно должностным инструкциям помощника руководителя или секретаря. Однако перечень должностных обязанностей обычно должен включать также следующие, связанные непосредственно с организацией документооборота в организации:
Образец должностной инструкции для такого специалиста рекомендуем скачать по ссылке: Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя - образец . Должностная инструкция секретаря-машинисткиДанный документ может быть составлен по предлагаемому нами выше образцу. Каких-либо дополнительных функций, скорее всего, вносить в шаблон не понадобится, т. к. скорость печати и знание орфографии и пунктуации — это базовые требования к квалификации любого секретаря / помощника руководителя. Вместе с тем на такого специалиста обычно не возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства или сопровождению руководителя на мероприятиях и т. д. Нет и запрета на включение такого и иного функционала, если это не противоречит требованиям законодательства. Итак, должностная инструкция секретаря составляется в свободной форме и утверждается на уровне организации. В зависимости от специфики деятельности секретаря спектр его должностных обязанностей может быть более широким или узким. При составлении должностной инструкции рекомендуем опираться на соответствующие профстандарты. Разработка и утверждение должностных инструкций в организации не является обязательной, и их отсутствие не выступает нарушением ТК РФ, однако их наличие позволяет конкретизировать спектр должностных обязанностей специалиста. Суть профессии секретаря трактуется весьма свободно: у каждого шефа свои представления о том, какие обязанности должна выполнять «девушка из приемной». В одной фирме это человек, отвечающий на звонки и варящий директору кофе, в другой – «правая рука» руководителя. В компаниях с большим документооборотом, разветвленным административным аппаратом, как правило, в штате состоит несколько секретарей, каждый из которых отвечает за свое направление: помощник руководителя, референт, делопроизводитель. Маленькие фирмы не могут позволить себе такую роскошь, у них секретарь – универсальный сотрудник, занимающийся и звонками, и документами, и кадрами. Многое из того, что он делает, не входит в стандартные функции секретарского работника, и все обязанности, которые на него возложены, должны быть зафиксированы документально. Требования, предъявляемые к работнику, необходимо подробно изложить в должностной инструкции секретаря-делопроизводителя. Требования к секретарю с функциями делопроизводителяВ самом наименовании должности секретаря-делопроизводителя содержится указание на главные направления его деятельности. Необходимость работать с документацией требует от сотрудника:
В идеале соискатель должен иметь среднее профессиональное образование по специальности «секретарь-делопроизводитель», «секретарь-машинистка» или закончить соответствующие курсы. На практике многие работодатели игнорируют эти требования, считая, что с их небольшим документооборотом справится любой организованный и ответственный человек. Если через руки секретаря проходит много бумаг, без специальных знаний ему не обойтись: стандарты оформления разных видов документов, правила и сроки хранения, регистрация и учет корреспонденции, организация архива, создание номенклатуры дел, ведение электронной базы и т.д. Также в должностной инструкции секретаря необходимо указать, с какой именно техникой и какими компьютерными программами ему придется иметь дело. Помимо уже привычных всем офисных программ и интернет-почты это могут быть 1С, CRM-системы, электронные таблицы и прочие, в зависимости от специфики фирмы. Рабочее место секретаря стандартно оборудуется ПК, принтером и телефоном. Но если в кабинете есть факс, селектор, мини-АТС, другие офисные приборы, ими нужно уметь пользоваться и обслуживать: устранять мелкие неисправности, заправлять, заказывать и менять расходники, обеспечивать ремонт. Аккуратность и внимательность в работе с документацией очень важны, но не стоит забывать, что секретарь – это «лицо» фирмы. Презентабельный внешний вид, соблюдение дресс-кода, если он предусмотрен в компании, или делового стиля в одежде, умение общаться «вживую» и по телефону, знание правил этикета – обычные для этой должности требования. Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителяОпределившись с тем, какого человека хочет видеть на месте секретаря, и какие вопросы готов передать в зону его ответственности, руководитель компании должен оформить все это в виде документа. За разработку должностных инструкций отвечает директор фирмы, но он может поручить эту задачу другому сотруднику, например, кадровику. Типовой образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя содержит:
Все положения инструкции должны быть максимально подробно раскрыты, особенно в части обязанностей секретаря и внутрифирменной иерархии – отсутствие разночтений в этих пунктах позволяет избежать конфликтных ситуаций в плоскостях «работодатель- работник» и «секретарь – другие сотрудники». Четко зная свои обязанности, секретарь-производитель может построить максимально эффективную работу и защититься от попыток «навесить» на него чужие дела. Деятельность секретаря является кропотливой и ответственной, требующей серьезных подготовительных работ и незаурядных индивидуальных особенностей: ум, собранность, хладнокровие и самоотверженность. Человек, который с способен справится с должностью секретаря - делопроизводителя, зачастую образцовый семьянин, а шефом уважается столь ценный помощник без всякой пошлости. Должностная инструкция, которая предназначена для секретаря делопроизводителя, составляется с особой скрупулезностью. Что такое должностная инструкция?Должностная инструкция является одним из основных документаций для сотрудника, где очень подробно описываются его обязательства, ответственность, подчинительная программа и взаимозаменяемость. Благодаря этой документации четко проводятся границы обязанностей секретаря - делопроизводителя, инженера и других сотрудников организации, а также обеспечиваются выгодные условия для рабочего процесса. Инструкция отделопроизводителя должна составляться в каждой компании. Лица, которые разрабатывают и утверждают такую документацию, как Должностная инструкция, должны тщательно проверять соответствие всем пунктам и стандартизациям трудового законодательства. В той ситуации, если между начальником и работником будет проводиться разбирательство в суде, то при неправильно составленных документов, то суд примет решение в пользу работника. Работодателем или его заместителем утверждается должностная инструкция. В случае филиальной сети документ утверждается директором филиала. Однако, здесь соблюдается важное условие: в доверенности директора должен быть указан соответствующий пункт. В идеальном варианте должностная инструкцияразрабатывается руководителем отделения, так как именно он обладает тонкостями деятельности своих работников. Такой тип отлично подойдет для крупной организации, где был создан отделение секретариата, и имеется назначенный руководитель этого отделения. Для более мелких организации, где есть только работает один секретарь, подчиняющийся напрямую директору организации, а инструкция составляется специалистов отделения кадров. Данный тип документа для секретаря - делопроизводителя согласовывается и визируется такими системами организаций: отделение юристов, трудовое отделение, специалисты кадрового отделения и прочее. Прописанные положенияПосле разработки и утверждения, ее вводят в работу при соответствующем приказе. К обязательным пунктам относятся:
В каждом случае, в перечень обязательств секретаря - делопроизводителя вписываются различные пункты, однако, лучше всего взять за основу уже разработанную стандартизацию от Министерства труда. Справедливости ради стоит отметить, что вся содержащаяся там информация носит рекомендательную характеристику. Перед началом разработки должностной инструкции описывается должность секретаря -делопроизводителя. Тут следует дать четкое описание всех требований, которые предъявляются к работнику. К обязательным требованиям относятся:
Должностная инструкция при хорошей и грамотной разработке представляет собой документ на длительное время. Она может изменяться в случае необходимости, внесения значимой корректировки обязательствсекретаря - делопроизводителя, к примеру, наряду со структурным изменением в трудовом законодательстве, государственной стандартизации и прочих нормативных документов. Стоит отметить, что все обязательства секретарей различных стадий схожи между собой, однако, делать конкретный детально описанный круг обязательств сложно, поэтому его деятельность регламентируется нормативным документом, который должен строго соблюдаться не только работником, но и самим работодателем. 4 причины разработать должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя Секретарь и делопроизводитель - это разные профессии. Каждая из них предполагает выполнение специфических задач и обязанностей. На крупных предприятиях, секретарь и делопроизводитель включены в штатное расписание как отдельные единицы. В небольшой компании совмещать эти обязанности может один человек, должность которого в штатном расписании будет называться «секретарь-делопроизводитель». В этом случае весь объем работы выполняет один человек на постоянной основе. Это означает, что перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя должен быть оговорен в одном документе, например, в трудовом договоре. Но и для самого сотрудника, и для работодателя будет гораздо удобнее, когда функционал, права и обязанности такого универсального специалиста будут утверждены должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции Должностная инструкция не входит в число тех документов, наличие которых Трудовым кодексом установлено как обязательное. 4 причины разработать инструкцию секретаря-делопроизводителя
Кто составляет должностную инструкцию секретаря-делопроизводителяВ общем случае разработкой таких локальных регламентов как должностные инструкции занимаются начальники соответствующих структурных подразделений. И, если на предприятии создан отдел секретариата, инструкцию должен разрабатывать руководитель этого отдела. В небольшой компании, где секретарь-делопроизводитель находится в прямом подчинении директора, эту работу, как правило, поручают сотруднику или руководителю кадровой службы. При этом должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, образец или проект документа должна быть согласована с руководителем кадровой и юридической службы, отдела труда и зарплаты. Кто утверждает инструкциюЧтобы должностная инструкция секретаря-делопроизводителя стала юридически значимым документом и ее требования были обязательными для исполнения, документ нужно утвердить. Утверждение инструкции происходит одним из двух способов:
Приказ об утверждении должностной инструкции Что включить в должностную инструкцию секретаря-делопроизводителяУниверсального формуляра для должностных инструкций в законодательстве нет. В практике применения таких документов уже сложились определенные требования к структуре и содержанию этого регламента. Они универсальны, но работодатель вправе добавить или объединить какие-то разделы, адаптировать положения к должностной инструкции секретаря-делопроизводителя к организационной специфике предприятия. Например, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя может регламентировать только какое-то одно из направлений деятельности. Так, секретарь может отвечать исключительно за обработку исходящих или входящих документов. Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя Существенно облегчит составление должностной инструкции использование нормативных документов, таких, как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», профтандарты «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и «Специалист по управлению документацией организации». Скачать эти документы вы можете Структура должностной инструкции секретаря-делопроизводителяРассмотрим структуру этого документа по тем разделам, которые рекомендуется включить в него:
В этом разделе следует указать полное наименование должности в соответствии с наименованием в штатном расписании. Кроме этого, перечислить задачи и цели, для выполнения которых создана должность. Как правило, в раздел включают перечень нормативных актов и документов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей работе.
Эти требования можно изложить в отдельном разделе или включить их отельным пунктом в предыдущий раздел. Требования к опыту, образованию и квалификации с учетом сложности выполняемой работы приведены и в Квалификационном справочнике, и в профстандартах.
Подробно эти обязанности изложены в профстандартах. Эксперты рекомендуют разбить выполняемые функции по основным направлениям деятельности, например:
В этом разделе необходимо ограничить зоны ответственности работника, подробно прописать его полномочия, чтобы они были достаточными и обеспечивали возможность требовать с сотрудников выполнения исполнения дисциплины.
В разделе установите источники получения и передачи разных типов документации, укажите информационные источники, которыми вправе пользоваться секретарь-делопроизводитель.
Как внести изменения в должностные инструкцииОпирайтесь на следующие варианты разработки должностных инструкций:
Иногда изменения в должностную инструкцию связаны с изменением условий трудового договора. Тогда надо заблаговременно письменно уведомить об этом работника. И только после его согласия внести изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому договору, внесите одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию. Для этого оформите дополнительное соглашение. Что учесть при составлении должностной инструкцииЧтобы должностной регламент не стал формальным документом, а наоборот, активно использовался в работе секретарем-делопроизводителем, к его разработке должны быть привлечены профессионалы. К ним относятся сотрудники, имеющие опыт работы как делопроизводственный, так и административный. По своей сути, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя должна стать подробным технологическим описанием и содержать ответы на любой вопрос, касающийся правильного выполнения трудовой функции сотрудника, занимающего эту должность. В регламенте необходимо подробно отразить ту часть организационной структуры предприятия, на которую распространяется деятельность секретаря-делопроизводителя. Это позволит ему четко понимать, с кого и что он имеет право требовать, кому он должен подчиняться. Чем подробнее будут описаны функции по данной должности, тем легче секретарю будет понять, что конкретно от него требуется. Это особенно важно, если встанет вопрос о том, насколько добросовестно сотрудник относится к своим обязанностям. Для каждого предприятия - а в особенности для крупного - характерен широкий документооборот. Чтобы работа была надлежащим образом организована, назначается делопроизводитель. Этот сотрудник ответственен за получаемую предприятием корреспонденцию и упорядочивание внутренних документов. Точно определить его обязанности и полномочия поможет должностная инструкция. Образец ее можно скачать в конце статьи. Начнем с того, что единая должностная инструкция делопроизводителя законодательно не установлена. На предприятии разрабатывается собственный образец.
Для сравнения можно рассмотреть, какие разделы включает развернутая инструкция по делопроизводству.
В конце должностной инструкции секретаря делопроизводителя указывается, кто ее разработал. Приводятся данные лица, с которым ее положения были согласованы. В случаях, когда утвержден образец генеральным директором, согласование может быть проведено с ответственным за персонал или руководителем юридического отдела. В самом низу бланка располагается пометка «С инструкцией ознакомлен», рядом с которой есть пустая строка для подписи делопроизводителя. Начало инструкции: общие положенияПеред началом самой должностной инструкции секретаря делопроизводителя вводятся данные лица, утвердившего текст документа. Приводятся его ФИО и должность. С левой стороны бланка вписываются сведения об организации, куда принимается делопроизводитель.
Важно! При оформлении предписаний по должности делается ссылка на трудовой договор с лицом, для которого предназначен документ. Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя в первом разделе содержит обобщенные сведения о требованиях к соискателю и порядке осуществления рабочих обязанностей. В чем заключаются должностные обязанностиВторой раздел посвящен функциям и должностным обязанностям делопроизводителя. Как правило, от него ожидается следующее:
На вышеперечисленных базовых функциях основывается перечень должностных обязанностей делопроизводителя. От него ожидается формирование из документов дел в соответствии с установленной номенклатурой. По истечении определенного периода он должен передавать документацию в архив. Помимо выполнения специфических обязанностей, делопроизводителю нужно информировать начальство о возникших несчастных случаях или неблагоприятных ситуациях. Также он вправе требовать от работников канцелярии соблюдения порядка. Что входит в права делопроизводителяВ рамках должностной инструкции секретаря делопроизводителя наряду с функциями устанавливается перечень прав. Перечислим, какие действия уполномочен совершать сотрудник.
Таким образом, должностная инструкция позволяет сотруднику требовать улучшения условий труда и вносить собственные предложения по улучшению организации рабочего процесса. Ответственность делопроизводителяЗаключительный раздел типовой инструкции - ответственность. Она возлагается за следующие действия:
Должностная инструкция позволяет четко определить перечень обязанностей и сферу полномочий делопроизводителя. В ней указываются реквизиты трудового договора с лицом, для которого готовится документ. В начале прописывают сведения об организации, вводят данные уполномоченного лица, утвердившего инструкцию. В конце сотрудник ставит подпись рядом с отметкой о том, что он был ознакомлен с положениями документа. |
Читайте: |
---|
Популярное:
Новое
- Требуется продавец-консультант?
- «Полная неожиданность»: в России рухнули продажи электроники
- На слонимщине перерисовали соломенные фигуры, так как они уж очень напоминали известных людей беларуси
- Трудовая мотивация и удовлетворенность трудом Похожие работы на - Профессиональное удовлетворение работой разными поколениями сотрудн
- Как получить грант на начало бизнеса, руководство от первого лица
- Разделение рабочего времени на части
- Презентация на английском языке И
- Как формировать профили должностей для поиска ценных сотрудников?
- Рабочее время в нестандартных ситуациях По пятницу с 9 00
- Лист ознакомления с должностной инструкцией образец бланк