Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте, как составить безопасный график отпусков - 2020. Эксперты составили полное руководство к действию.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2020 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

1. Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
2. Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
3. Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
4. Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2020 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2020 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2019 году это вторник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2020 год заранее. Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в образце:

1. Реквизиты работодателя.
2. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
3. Даты начала отпуска.
4. Количество календарных дней отпуска.
5. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

Как избавиться от долгов по отпускам за 2019 год

Кадровику нужно посчитать дни отпуска, которые сотрудники накопили за прошлые периоды работы в компании. Правильное количество дней, которые работник вправе использовать в 2020 году, нужно указать в графике отпусков, или составить отдельный график погашения задолженностей по отпускам.

График погашения задолженностей по отпускам

Есть несколько способов погасить долги по отпускам, если сотрудник не против получить за них денежную компенсацию, а вы не хотите тянуть такие долги на следующий год. У каждого из них свои плюсы и минусы.

Шпаргалка. Как избавиться от накопившихся задолженностей по отпускам

Порядок составления на 2020 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2020 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн). Сделать это быстро и без ошибок поможет умная таблица Excel от экспертов журнала Кадровое дело . Она поможет разобраться с датами окончания отпусков с учетом праздников, предупредит, у кого в ближайшее время начнется отпуск и сформирует унифицированную форму графика.

Умный график отпусков: обновленная версия на 2020 год

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу новая статья 262.2 ТК РФ, закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

1. Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
2. Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Чтобы сотрудники меньше конфликтовали из-за отпусков, соберите у них заявления с пожеланиями, когда и на сколько они планируют уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в следующем году. Составьте проект графика отпусков - 2020. Так спасете свои нервы и сэкономите время - не придется объяснять забывчивому работнику, почему его отпуск в графике поставили на ноябрь, хотя он хотел отдыхать летом.

Шпаргалка. Как составить проект графика отпусков

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря - самый поздний срок утверждения графика.

1. График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
2. График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2020 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Прежде чем отдавать график отпусков на 2020 год руководителю на подпись, проверьте, нет ли этих ошибок в вашем документе.

Типичные ошибки в графике отпусков

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Размер штрафов:

• Для должностных лиц (бухгалтер, кадровик) - предупреждение или штраф 1000-5000 руб.
• Для ИП - штраф 1000-5000 руб.
• Для организаций - от 30 000 до 50 000 руб.
• Такой же штрафы грозит тем, кто не утвердил документ вовсе.

Где скачать образец графика на 2020 год

Пример заполнения графика отпусков на 2020 год

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.

Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте, как составить безопасный график отпусков - 2020. Эксперты составили полное руководство к действию.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2020 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

1. Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
2. Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
3. Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
4. Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2020 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2020 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2019 году это вторник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2020 год заранее. Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в образце:

1. Реквизиты работодателя.
2. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
3. Даты начала отпуска.
4. Количество календарных дней отпуска.
5. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

Как избавиться от долгов по отпускам за 2019 год

Кадровику нужно посчитать дни отпуска, которые сотрудники накопили за прошлые периоды работы в компании. Правильное количество дней, которые работник вправе использовать в 2020 году, нужно указать в графике отпусков, или составить отдельный график погашения задолженностей по отпускам.

График погашения задолженностей по отпускам

Есть несколько способов погасить долги по отпускам, если сотрудник не против получить за них денежную компенсацию, а вы не хотите тянуть такие долги на следующий год. У каждого из них свои плюсы и минусы.

Шпаргалка. Как избавиться от накопившихся задолженностей по отпускам

Порядок составления на 2020 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2020 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн). Сделать это быстро и без ошибок поможет умная таблица Excel от экспертов журнала Кадровое дело . Она поможет разобраться с датами окончания отпусков с учетом праздников, предупредит, у кого в ближайшее время начнется отпуск и сформирует унифицированную форму графика.

Умный график отпусков: обновленная версия на 2020 год

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу новая статья 262.2 ТК РФ, закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

1. Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
2. Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Чтобы сотрудники меньше конфликтовали из-за отпусков, соберите у них заявления с пожеланиями, когда и на сколько они планируют уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в следующем году. Составьте проект графика отпусков - 2020. Так спасете свои нервы и сэкономите время - не придется объяснять забывчивому работнику, почему его отпуск в графике поставили на ноябрь, хотя он хотел отдыхать летом.

Шпаргалка. Как составить проект графика отпусков

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря - самый поздний срок утверждения графика.

1. График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
2. График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2020 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Прежде чем отдавать график отпусков на 2020 год руководителю на подпись, проверьте, нет ли этих ошибок в вашем документе.

Типичные ошибки в графике отпусков

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Размер штрафов:

• Для должностных лиц (бухгалтер, кадровик) - предупреждение или штраф 1000-5000 руб.
• Для ИП - штраф 1000-5000 руб.
• Для организаций - от 30 000 до 50 000 руб.
• Такой же штрафы грозит тем, кто не утвердил документ вовсе.

Где скачать образец графика на 2020 год

Пример заполнения графика отпусков на 2020 год

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.

Основным документом, регулирующим отношения в области трудового права в нашей стране, является Трудовой Кодекс РФ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Для того чтобы рационально спланировать время ухода и продолжительность пребывания каждого сотрудника компании в отпуске и существует график планируемых отпусков, который нужен в обязательном порядке при проверке трудовой инспекцией или прокуратурой. Поэтому нельзя недооценивать его роль и пренебрегать составлением этого важного документа.

Готовимся к отпуску заранее

Одна из основополагающих статей трудового закона гласит о том, что планирование отпусков заранее должно осуществляться в каждой фирме. Отсутствие графика отпусков может повлечь за собой штрафные санкции и административную ответственность.

При составлении локального документа учитываются предпочтения работников, в обязательном порядке спрашивается мнение каждого члена коллектива, когда именно он хочет уйти в отпуск. На основе высказанных предпочтений работников, но не в ущерб производственному процессу, составляется документ, на основании которого производится планирование отпусков.

Буква закона

Как гласит Трудовой Кодекс РФ каждый человек, проработавший в организации не менее шести месяцев, имеет право на отдых, продолжительностью, которая гарантирована ему законом. Либо настолько долго, как прописано в договоре – коллективном или трудовом.

Для того чтобы наиболее рационально спланировать время ежегодного отдыха каждого члена трудового коллектива и существует график планируемых отпусков. Это локальный документ, который устанавливает очередность и продолжительность отпусков для работников фирмы. Составление его обязательно в любой организации. Он разрабатывается за две недели до наступления следующего года.

График отпусков – унифицированный документ, составляющийся по форме Т-7. Форма утверждена Постановление Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года.

2013 года этот документ составлялся только по форме Т-7, при этом нельзя было удалять графы из документа. С 2013 года предприятие может самостоятельно разработать форму документа, но при этом она должна содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичной бухгалтерской документации. Однако большинство предприятий по-прежнему используют унифицированную форму, в связи с удобством ее применения.

В графике отпусков обязательны подписи следующих лиц:

• начальника кадровой службы;
• начальников отделов фирмы.

Форма Т-7 проходит процедуру утверждения директором организации каждый год.

Продолжительность: норма и сверх нормы

За каждый отработанный год, сотруднику предоставляется отпуск в размере 28 календарных дней, исключение составляют лишь работники, работающие в особых условиях труда. К таким работникам относятся лица, занятые на вредных или тяжелых производствах, люди, работающие в условиях Крайнего Севера. Продолжительность отпуска для этих категорий граждан несколько больше.

Дополнительные дни отпуска предоставляются и в иных случаях, например:

1. У работника трудовым договором установлен ненормированный рабочий день. Им добавляется 3 дополнительных дня к основному отпуску.
2. Подросткам до совершеннолетия предоставляется ежегодный отпуск в 31 календарный день.

Специфика предприятия

Как правильно составить график отпусков в соответствии со спецификой деятельности предприятия? Занимаясь этим делом, нужно учитывать производственные и финансовые возможности предприятия. Например, нельзя отправить в отпуск одновременно всю бухгалтерскую службу или отдел сбыта. Это нарушит нормальное функционирование организации. То же самое касается и рабочих, участвующих непосредственно в производственном процессе.

График планируемых отпусков должен быть составлен так, чтобы предприятие продолжало работать в нормальном режиме и выпускать продукцию.

В организациях, занятых сезонной деятельностью, например, сельскохозяйственных, можно отправить большее количество работников в отпуск зимой, когда мало работы, и, наоборот, в период летней страды это делать не рекомендуется. Лето — время отпусков сотрудников учебных заведений.

Правила составления графика отпусков

Локальные акты предприятия

Во многих организация принимаются локальные нормативные акты, которые определяют двусторонние отношения между сторонами заключенного трудового договора. Они предусматривают раскрытие таких существенных аспектов, как установление политики предприятия в отношении оплаты труда, премий, поощрений, предусмотренных в организации и иные вопросы.

График планируемых отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам по мнению Федеральной службы по труду и занятости. Это четко прописано в письме Роструда № 4414-6 .

Однако существенным отличием его от аналогичных документов является то, что форма унифицирована Приказом Госкомстата России, как и штатное расписание. Он содержит определенные реквизиты, без которых является недействительным.

Основополагающие трудовые документы и иные нормативные акты конкретной организации также могут регулировать процесс создания графика планируемых отпусков, также порядок составления этого унифицированного документа может прописываться в коллективном договоре (если он есть).

Опрос сотрудников

Первый немаловажный этап создания графика планируемых отпусков – опрос сотрудников всех подразделений организации. В ходе опроса сотрудник кадровой службы выявляет предпочтительное время и количество дней отпуска для каждого члена компании.
В крупных организациях с наличием большого количества структурных подразделений опрос целесообразно проводить отдельному уполномоченному сотруднику внутри каждого подразделения. Таким человеком зачастую выступают начальники цехов или сотрудники отдела кадров.

На основе опроса составляется предварительный план отпусков работников каждого подразделения.

Затем составленные планы отпусков передают в кадровую службу, где сотрудник отдела кадров корректирует их по своему усмотрению, а точнее, сопоставляя все данные и учитывая производственный процесс. Затем документ снова проходит процедуру согласования с работниками и руководителями отделов.

В конечном итоге составляется документ в целом по организации, который в свою очередь может быть раздроблен по конкретным отделам или службам. График составляется и в целом по организации, без дробления, если количество работников фирмы невелико.

Смотрите также видео о методике составления графика отпусков

Удобство по закону

Приступая к составлению графика планируемых отпусков, сотрудник отдела кадров должен помнить о том, что отдельные члены трудового коллектива имеют право сами выбрать время и продолжительность своего отпуска. Это оговорено в законодательстве. При этом работник, претендующий на предоставление отпуска в безоговорочном порядке в удобное для него время, должен предоставить документы, подтверждающее его право на использование привилегии.

К сотрудникам, имеющим право самим выбрать себе время и продолжительность оплачиваемого отдыха, относят:

• внешних совместителей (они могут взять отпуск на дополнительной работе в то же время, как и на основной);
• беременных женщин, уходящих в отпуск накануне отпуска по беременности и родам, или сразу после его завершения;
• подростков, работающих по трудовому договору, но возраст которых не достиг 18 лет;

Существуют иные категории лиц, исчерпывающий перечень которых указан в ТК РФ. Некоторые группы людей также имеют льготные условия в отношении выбора времени и определения продолжительности отпуска.

К ним относят:

• граждан, подвергшихся радиационному облучению;
• инвалидов войны и участников боевых действий;
• героев СССР, России, почетных доноров и иные категории лиц, поименованные в федеральном законодательстве.

Если остались неиспользованные дни за прошлый год

В отдельных случаях возникают ситуации, когда работник имеет неиспользованные дни отпуска за предшествующие годы.

В соответствии с ТК РФ, запрещается непредставление отпуска в течение более 24 месяцев подряд.

В случае, когда работник имеет дни отпуска за предыдущие годы, он сначала отгуливает отпуск текущего года, и лишь затем в произвольном порядке ему предоставляется время отдыха за предыдущие периоды.

Неизрасходованные дни отпуска также можно отобразить в графике отпусков, либо предоставить их в удобное для работника время по соглашению с работодателем. В случае. Если неотгулянные дни отпуска не отображены в графике отпусков, работник не теряет на них право, он может взять эти дни в любое время по согласованию с руководством фирмы.

На практике большинство работников предпочитают брать неиспользованные дни отпуска не сразу, а несколько раз в течение года.

Внесение корректировок на протяжении года

В течение года в утвержденный график могут вноситься корректировки после двустороннего согласования их между работником и работодателем.

Ежегодное время отдыха может быть перенесено на иное время в тех, случаях, когда:

• сотруднику не была произведена своевременная выплата отпускных;
• если сотрудник был оповещен о наступлении отпуска с нарушением сроков;
• если отпуск сотрудника может плохо повлиять на хозяйственную деятельность организации.

Основание для внесения изменения в унифицированный документ — приказ работодателя.

В бланке формы Т-7 существуют специальные графы, в которых вносятся сведения при изменении графика отпусков. В графы 7-9 вносятся записи в том случае, если осуществляется перенесение отпуска, а графа 10 «Примечание» заполняется, если производится прерывание отпуска по причине вызова на работу с перенесением отпуска на следующий год, либо если отпуск сотрудника нарушает целостность производственного процесса предприятия.

Существует два варианта корректировки графика отпусков:

1. Утверждение нового документа в течение года, что может повлечь определенные последствия при проверке организации трудовой инспекции.
2. Создание формы дополнения к графику отпусков.

Предпочтительнее использовать второй вариант, так как это не вызовет проблем с проверяющими органами, как в первом случае, когда на один год может присутствовать несколько форм Т-7.

Типичные ошибки при составлении графика

Одно из самых распространенных нарушений на микропредприятиях – отсутствие графика отпусков, то есть отпуск предоставляется по инициативе работника. Это грубое нарушение трудового законодательства, так как график отпусков положено составлять даже в том случае, если в компании работает 1 человек.

В некоторых фирмах этот кадровый документ составляется «для галочки», без учета пожелания сотрудников. В конечном итоге фактическое время отпуска не совпадает со временем, заявленным в графике.Еще одна ошибка: отсутствие подписей уполномоченных лиц на документе.

В график отпусков по ошибке может попасть не только основной отпуск, но и иные виды отпусков. Например, отпуск по уходу за ребенком, которым там не место. Это является типичной ошибкой при составлении документа. Учебный отпуск также не должен отображаться в графике.

В случае если отпуск предоставляется по частям, то продолжительность одного периода отпуска не должна быть менее двух недель.

Иногда сотрудники отдела кадров дробят отпуск на меньшие части и отображают такую информацию в графике. Это является ошибкой.

Работник может получить два отпуска в одном году только в том случае, если он устроился на работу в году, предшествующему году предоставления отпуска. При этом соответствующая информация должна быть отображена в графике отпусков.

Составляя документ, следует помнить о том, что нельзя одновременно отправить в отпуск руководителя структурного подразделения и его заместителя. Ведь тогда возникает вопрос о том, кто же будет исполнять обязанности по руководству подразделением в период отсутствия двух должностных лиц.

Нередко работодатели не предоставляют отпуск в удобное для некоторых категорий работников время. Беременные женщины, инвалиды, участники боевых действий имеют право на выбор времени отпуска. Работодатель в некоторых случаях игнорирует их привилегию, что является нарушением прав и действующего законодательства.

Отпуск не может быть разделен на несколько частей по инициативе руководства фирмы без письменного согласия работника.

Если работник согласен на деление отпуска, он должен подписаться в конце соответствующего документа с записью о том, что он ознакомлен с документом и не имеет возражений в связи с делением отпуска.

График отпусков – это документ, который содержит сведения о предполагаемых датах отпусков всех работников организации. Его наличие и порядок составления регламентированы трудовым законодательством РФ.

График отпусков: ТК РФ

График отпусков должен быть в наличии у всех работодателей. Прямого указания на это в законодательстве нет, но такой вывод можно сделать из положений статьи 123 Трудового Кодекса РФ. В ней об этом документе говорится следующее:

• график является основанием для предоставления отпусков работникам компании;
• его нужно утвердить не позже, чем за две недели до начала нового года;
• дат, указанных в графике должны придерживаться обе стороны трудовых отношений.

В график вносятся все отпуска, которые положены работнику без согласования с работодателем и в предоставлении которых он не может отказать работнику.

График отпусков: форма Т-7

Для составления этого документа обычно используют унифицированную форму Т-7. График отпусков может также составляться и на бланке, который компания разработает самостоятельно, поскольку в настоящее время использовать унифицированы формы не обязательно.

Если образец графика отпусков на 2018 год предприятие будет составлять самостоятельно, то разработанный бланк обязательно нужно утвердить приказом по организации.

Но чаще для составления графика отпусков применяют унифицированную форму, которая является самой удобной для отражения информации.

График отпусков: образец заполнения 2018

Скачать заполненный образец можно . Унифицированная форма графика отпусков на 2018 год будет заполняться в три этапа:

1. заполнение данных об организации и о составляемом документе;
2. заполнение данных о работниках и запланированных датах отпусков;
3. заполнение графика в ходе работы: фактические даты отпусков, перенос, изменение и т.д.

Заполнение титульной части

Титульная часть включает в себя следующие реквизиты:

• полное наименование юридического лица;
• мнение представительного органа. Если на предприятии его нет, то отведенное для этого поле оставляют незаполненным;
• гриф утверждения руководителя. Ставится его подпись с расшифровкой и наименование должности. Место под печать здесь не предусмотрено, но согласно правилам составления деловых бумаг, гриф «Утверждаю» заверяется печатью;
• дата утверждения, проставляется с учетом установленных сроков;
• наименование документа и его реквизиты: номер, дата составления и период (год) на который он составлен.

Только при заполнении всех реквизитов график отпусков будет иметь силу юридического документа и его можно использовать при спорах с работниками.

Заполнение информации об отпусках

На втором этапе заполняется непосредственно график отпусков. Бланк этого документа представляет собой таблицу, разделенную на следующие колонки:

1. структурное подразделение, сюда данные вносятся, только если на предприятии есть разделение на отделы. Можно поставить сокращенное наименование предприятия;
2. должность, на которой числится работник.
   

   Обратите внимание! Если один человек работает на двух должностях (совместительство), то его вносят в график дважды.

3. полное ФИО работников фирмы;
4. табельный номер, в том случае если он есть;
5. количество календарных дней отпуска. Здесь проставляется продолжительность всех отпусков, только цифрами, поскольку единица измерения (дни) уже установлена в шапке таблицы.

Примеры заполнения:

• «28» (основной оплачиваемый отпуск);
• «28 + 5» либо «28,5» (основной и дополнительный отпуска).

1. дата отпуска по плану. Должно быть указано конкретное число, а не просто месяц. Если работник дробит отпуск, или ему положено несколько, то в скобках около даты можно давать пояснения. Можно также указывать начальную и конечную дату отпуска.

Примеры заполнения:

• «с 01 октября (основ.), с 01 декабря (доп.)»;
• «с 01.10.2018 по 28.10.2018, с 01.12.2018 по 05.12.2018 (доп.)»;
• «с 01 июня (14 дн.), с 01 сентября (14 дн.), с 01 декабря (доп.)»;
• «с 01.06.2018 по 15.06.2018 года, с 01.09.2018 по 14.09.2018 года, с 01.12.2018 по 01.12.2018 года (доп.).

Столбцы с 1 по 6 заполняются при составлении графика. Все остальные в ходе работы, в течение года.

После составления таблицы ставится подпись работника, который оформил график.

Изменения и дополнения графика отпусков

В столбцы с 7 по 10 вносится следующая информация:

1. Дата, когда работник фактически отгулял отпуск, она может не совпадать с той, которая указана в колонке 6.
2. Основание для перенесения отпуска. Сюда вносится наименование и реквизиты документа, согласно которому запланированная дата была изменена.

Пример заполнения:

• Заявление А.А. Кубикова от 12.03.2018 года;
• Приказ от 15.06.2018 года, № 45-К.

1. Вносится предполагаемая дата переноса, она должна быть указана в документе-основании.
2. Примечание. Данный столбец можно не заполнять, либо делать в нем различные пометки (уволен, внешний совместитель, отпуска отгуляны в полном объеме и т.д.).

График отпусков представляет собой сводную таблицу с датами предоставления отдыха всем работникам компании. Составляется он, как правило, на унифицированной форме Т-7. Ее бланк скачать можно по ссылке, приведенной выше.

График отпусков предназначен для предоставления ежегодных отпусков работникам компании. При этом, согласно статье 123 ТК РФ части 2, график отпусков, утверждённый нанимателем, является обязательным к исполнению как для каждого сотрудника, так и для самого работодателя.

Важно: составление графиков обязательно для всех юридических лиц, вне зависимости от численности штата организации. Если такой документ отсутствует на предприятии, то это является административным нарушением с применением наказания.

Ниже можно бесплатно скачать шаблон графика отпусков в эксель и пример заполнения.

Можно ли делить отпускной период на части?

Каждый работник имеет право деления своего отпуска на две равных части, каждая из которых должна быть не менее 14 дней. В этой ситуации возникают некоторые сложности с заполнением формы Т-7, так как она не предполагает таких действий. Однако проблему, как заполнить график в случае, если ежегодный отдых разделен на части, всё-таки разрешают.

Некоторые специалисты кадрового отдела задействуют дополнительные строки или добавляют ещё одну графу для визы работника. Другие сотрудники используют дополнительный , который прилагается к графику.

Как правильно отразить прошлый год?

Если по производственной необходимости или другим причинам в текущем году не удалось взять все дни, которые положены сотруднику, то такой остаток называется неиспользованным отпуском. У подчинённых забывчивых руководителей или трудоголиков неиспользованные дни отпуска склонны копиться и увеличиваться.

Как правильно сделать запись в форме Т-7? Отражаться это может так: «Календарные дни и дата начала – 14 за 2014 год с 5.09.2016, 28 за 2015 год с 29.09.2016, 28 за 2016 год с 28.11.2016».

Можно ли указывать только месяц?

В большинстве случаев кадровики указывают только месяц предполагаемого отпуска сотрудников. Однако никто не запрещает указывать конкретные даты. Всё зависит от того, как устроена работа кадровой службы и руководства компании.

Допускается ли заполнять по факту начала отдыха?

Это не является возможным, так как в ст. 123 указано, что график составляется на любом предприятии не позднее, чем за 14 дней до начала следующего год.

Кого из сотрудников включать в документ?

В график необходимо включить следующие виды отпуска:

1. ежегодный основной оплачиваемый;
2. ежегодный дополнительный оплачиваемый;
3. не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.

План очерёдности отдыха составляется для всех трудящихся:

• занятых по основному месту работу;
• для лиц, совмещающих трудовую деятельность (совместителей).

Граждане, которые трудятся по гражданско-правовому договору, в график не включаются, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен.

Также в план не входят административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Нужно ли прошивать?

Нет, прошивать график не нужно, так как он является документом информационного характера и к нему часто приходится обращаться.

Продолжительность основного времени отдыха

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Статья 115 ТК РФ. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Порядок заполнения

Работа по заполнению таблицы начинается с внесения кадровым работником информации в первые шесть граф. Следует ориентироваться на следующие предписания:

• Графа 2 – должность сотрудника, указанная в штатном расписании.
• Графа 4 – указание табельных номеров, если таковые не присваиваются, то графа пропускается.
• Графы 7-9 – специалист кадровой службы заполняет рукописным текстом, отмечая уход работников в отпуск. После возвращения сотрудников соответствующие отметки делаются в графе 7.
• Графа 8 – указывается документ, являющийся основанием для переноса отпуска.

Начальная дата для них проставляется в графе №6, а если она подвергается изменениям, то они вносятся в колонки 8-9.

Руководитель имеет право внести в бланк дополнительную графу 11, в которой каждый трудящийся должен расписаться, подтверждая свою осведомлённость. Попутно можно составлять уведомления, используемые в качестве приложений, а также внести определённые изменения, касающиеся даты ухода в отпуск на основании заявления сотрудников.

Процедура утверждения

Очерёдность предоставления отдыха трудящимся всегда утверждает только управляющий компании. Документ визируется руководителем кадровой службы и директором компании. В процессе формирования графиков отпусков могут принимать участие представители профсоюза.

Ставится ли печать?

Ставить печать нет необходимости, если только внутренними правилами работодателя не установлен другой порядок. График отпусков является внутренним документом предприятия. Поэтому ставить на нём печать не требуется.

Печать организации по общему правилу является дополнительным подтверждением полномочий лица, которое подписало документ, для внешних контрагентов. Реквизита печати нет и на унифицированной форме графика № Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .

Если работодатель использует самостоятельно разработанную форму графика, то при желании он может предусмотреть на ней реквизит печати и заполнять его.

Типичные ошибки и способы их избежать

Чтобы грамотно составить график отпусков, нужно знать нормы существующего законодательства и помнить, что:

1. Начальник и заместитель не могут уйти в отпуск в одно и тоже время.
2. В отделе должно оставаться такое количество сотрудников, которое может поддерживать его нормальное функционирование.
3. Взять отдых в одно время не могут специалисты одного профиля.
4. Накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей.
5. Не нужно возлагать обязанности работника, находящегося в отпуске, на того, кто имеет право уйти в отпуск вне очереди.
6. Распределение отпускных дней нужно формировать таким образом, чтобы не страдал рабочий процесс, а также трудящиеся.

Ознакомление работников

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.

О дате начала отдыха наниматель обязан известить каждого трудящегося под личную подпись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Для этого в бланк графика можно включить дополнительную графу («О дате начала отпуска уведомлен»). Возможны и другие варианты оповещения трудящихся, например, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (). Наниматель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.

Итак, мы рассмотрели, как работать с графиком ежегодных отпусков. Подводя итоги, отметим, что это обязательный документ, который должен формироваться в каждой компании с образованием юридического лица. Документ утверждается и подписывается руководителем организации.

Составляется план очерёдности отдыха за 14 дней до начала нового календарного года. Изменения вносятся в отдельных случаях (при наличии заявления работника и иных документов). Для чёткого и правильного отражения информации используется унифицированная форма Т-7, однако допускается и вариант произвольной формы.

Видео по теме

Смотрите видео о составлении графика отпусков по форме Т-7:

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .